AVS - Leitfaden e-Medikation/ELGA (1.7.9)

AVS_Handbuch

AVS - Leitfaden e-Medikation/ELGA (PDF-Version)

1. Kurzübersicht Inbetriebnahme

Technische Voraussetzungen

funktionierender Zugang zum GIN (Gesundheitsinformationsnetz) durch Integration einer GINA-Box in das Netzwerk der Apotheke
mindestens 1 angeschlossener Kartenleser (optimal 1 Kartenleser pro Taraplatz)
Scanner an der Tara, welche auch 2D-Matrixcodes (QR-Codes) lesen können

Einstellungen im AVS

Erfassung/Test IP-Adresse GINA in den Betriebsdaten
Verwaltung - Einstellungen - Betriebsdaten Apotheke, Karteireiter 'Zugangsdaten II', Bereich 'e-card-Services'

Eingabe der IP-Adresse der GINA-Box
Test über [GINA Web-Interface öffnen] und/oder [Kartenleser anzeigen]

Zuweisen Kartenleser (auf jedem Arbeitsplatz, auf dem e-Medikation verwendet werden soll)
Verwaltung - Einstellungen - Arbeitsplätze, Karteireiter 'Allg.', Bereich 'e-card-Services'

Klick auf [...] zeigt alle verfügbaren Kartenleser an
Klick auf [Kartenleser] liest die Daten einer am angegebenen Kartenleser gesteckten Karte

Unter 'Verwaltung - Einstellung - Mandant', Karteireiter 'Sonst. II' besteht die Möglichkeit, für die a-card einen Kartenleser zu reservieren.

Aktivierung der Kommunikation mit ELGA in den Mandanteneinstellungen
Verwaltung - Einstellungen - Mandant, Karteireiter 'Tara I', Bereich 'e-Medikation'

Aktivierung des Kontrollkästchens 'Kommunikation mit ELGA' - mit weiteren Parametern kann der Ablauf im Zuge der Speicherung e-Medikation angepasst werden (siehe '9. Inbetriebnahme' - 'Mandantenparameter')

Zuweisung Kunden zu Personalstammdaten
Information - Personal

Angabe eines Kunden bei allen Mitarbeitern, welche Tara-Geschäftsfälle abwickeln

Details finden Sie unter Punkt '9. Inbetriebnahme'.

2. Kurzinfo Geschäftsfallerfassung an der Tara

Anmeldung Dispensanten

Über den Menüpunkt 'Verwaltung - Anmeldungen ELGA' kann in der Früh vor Öffnung der Apotheke durch Klick auf [alle Dispensanten anmelden] für jeden Mitarbeiter, der innerhalb der letzten 30 Tage zumindest 1 Geschäftsfall an der Tara abgeschlossen hat, eine neue ELGA-Sitzung angelegt werden. Damit entfällt die sonst für jeden Dispensanten getrennt durchzuführende Anmeldung bei ELGA.

Erfassung Rezepte mit 2D-Matrixcode (eMED-ID)

Mittels Scannen der eMED-ID werden die entsprechenden Verordnungen aus e-Medikation gelesen. Bei Kassenrezepten muss nach der eMED-ID der EAN-Code mit der Rezeptnummer gescannt werden, die bisher erforderliche Eingabe der SV-Nummer entfällt, weil diese in den Verordnungsdaten enthalten ist. Über eine Mandanteneinstellung kann das Eingabefenster für die SV-Nummer, das auch die Verordnungsdaten anzeigt, unterdrückt werden.

Speichern Abgaben

Enthält ein Geschäftsfall nur Rezepte mit eMED-ID und passen sämtliche Abgaben exakt zu den Verordnungen, wird ohne zusätzlichen Bedienungsaufwand automatisch in e-Medikation gespeichert.

Gibt es Abweichungen zwischen Verordnungen und Abgaben oder sind wechselwirkungsrelevante OTC-Präparate im Geschäftsfall enthalten, muss vor dem Speichern eine manuelle Zuordnung von Abgaben zu Verordnungen bzw. eine Zuordnung von SV-Nummern zu OTC-Präparaten erfolgen.

Im Geschäftsfall enthaltene SV-Nummern werden dabei in einer Tabelle (links unten) vorgeladen und können durch Klick (bzw. Antippen am Touchscreen) der markierten Abgabe zugeordnet werden. Das Auslesen einer SV-Nummer aus einer gesteckten e-card ist ebenfalls möglich.

Abfrage Rezeptliste/Medikationsliste

Die mittels Klick auf [e-card/ELGA] rechts neben der Tara-Eingabezeile und danach [Rezeptliste] / [Medikationsliste] aufgerufenen Übersichten zeigen offene und abgegebene Rezepte bzw. offene Verordnungen sowie Abgaben mit und ohne ELGA-Verordnung (Details siehe '7. e-Medikation an der Tara').

3. Grundsätzliches zur e-Medikation

Bei der e-Medikation handelt es sich um eine Anwendung bzw. Funktion der Elektronischen Gesundheitsakte (ELGA). Von Ärztinnen/Ärzten verordnete sowie in Apotheken abgegebene Arzneimittel werden in e-Medikation gespeichert und für 1 Jahr in ELGA verfügbar gemacht. ELGA-Teilnehmer|innen können über das ELGA-Portal ihre Medikationsliste abrufen.

Zu beachten ist: e-Medikation ist nicht e-Rezept! Bei Rezepten mit eMED-ID kann es vorkommen, dass am Papierrezept vorhandene Verschreibungen in den Verordnungen der e-Medikation fehlen (z.B. situatives Opt-Out durch den Patienten).

Zugriff für Apotheken nur mit Angabe der natürlichen Person

Apotheken haben als Gesundheitsdiensteanbieter ebenfalls Zugriff auf ELGA und können Verordnungen/Abgaben aus e-Medikation lesen oder Abgaben in e-Medikation speichern. Bei jeder Kommunikation mit ELGA muss eine natürliche Person (Vorname und Zuname, eventuell Titel) hinterlegt sein.

Für jeden Dispensanten wird diesbezüglich im AVS eine eigene 'ELGA-Sitzung' aufgebaut, diese ist seitens ELGA derzeit maximal 20 Stunden gültig, bei Inaktivität nur 5 Stunden. Jeder Zugriff (lesend und schreibend) auf e-Medikation wird in ELGA mit Angabe der durchführenden Person protokolliert, Protokolleinträge sind im ELGA-Portal für Patienten sichtbar.

Zustimmung des Patienten (Kontaktbestätigung)

Um Daten aus e-Medikation lesen bzw. in e-Medikation speichern zu können, muss die Zustimmung des Patienten vorliegen, technisch wird das über sogenannte Kontaktbestätigungen gelöst. Durch Scannen eines am Rezept angebrachten 2D-Matrixcodes (dieser wird als eMED-ID bezeichnet) werden die entsprechenden Verordnungsdaten aus e-Medikation in der Apotheke gelesen und die entsprechenden Abgaben können ohne Stecken einer e-card in e-Medikation gespeichert werden. In diesem Fall liegt eine auf das jeweilige Rezept beschränkte Kontaktbestätigung vor.

Das Speichern von OTC-Abgaben bzw. der Zugriff auf die Medikationsliste eines Patienten erfordert - was den Datenumfang betrifft - eine uneingeschränkte Kontaktbestätigung, diese wird durch das Stecken einer e-card erzeugt und ist in der Apotheke 2 Stunden gültig.

Patientinnen/Patienten haben die Möglichkeit, die Gültigkeit von Kontaktbestätigungen für eine oder mehrere Apotheken im ELGA-Portal oder mittels Formular auf bis zu 365 Tage zu verlängern. In einer auf diese Art und Weise gekennzeichneten 'Vertrauensapotheke' muss ein Patient seine e-card nur einmal stecken, um einen uneingeschränkten Zugriff auf e-Medikation für den angegebenen Zeitraum (maximal 1 Jahr) zu ermöglichen.

Eingabe SV-Nummer entfällt bei Rezepten mit eMED-ID

e-Medikation wurde im AVS so implementiert, dass der Workflow der Geschäftsfallerfassung an der Tara sich aus der Sicht des Anwenders möglichst wenig ändert. Im Hintergrund laufen dabei komplexe Prozesse ab, zusätzlicher Bedienungsaufwand durch den Anwender ist jedoch in vielen Fällen nicht erforderlich. Mehraufwand (z.B. Zuordnung einer SV-Nummer zu OTC-Abgaben, um diese in e-Medikation speichern zu können) steht auch eine Zeitersparnis gegenüber, weil bei der Erfassung von Rezepten durch Scannen einer eMED-ID die manuelle Eingabe der SV-Nummer entfällt (und damit auch die Fehlerquote sinkt).

Vereinfachung/Beschleunigung Anforderung Kommissionierautomat

Apotheken mit Kommissionierautomat können nach Scannen einer eMED-ID auf Basis der Verordnungsdaten beim Automaten anfordern und ersparen sich damit die manuelle Eingabe eines Suchbegriffs und Auswahl aus der Trefferliste. Fehler bei Stärke oder Packungsgröße sind in diesem Fall de facto ausgeschlossen.

4. Datenumfang

Basis für die e-Medikation ist die von ELGA zur Verfügung gestellte ASP-Liste. Diese enthält alle in Österreich zugelassenen Humanarzneispezialitäten mit einer Kennzeichnung für die Wechselwirkungsrelevanz.

Im AVS wird in e-Medikation generell gespeichert:

Kassenrezepte mit eMED-ID: Abgaben mit Verordnungsbezug (inkl. mag. Zubereitungen)
Privat- und Sonderrezepte (z.B. KUF) mit eMED-ID: Abgaben mit Verordnungsbezug (inkl. mag. Zubereitungen)

Im AVS wird in e-Medikation optional gespeichert

OTC: Abgaben für wechselwirkungsrelevante Arzneimittel mit zugeordneter SV-Nummer (bei vorhandener Kontaktbestätigung - e-card gesteckt/Vertrauensapotheke)
Kassenrezepte ohne eMED-ID: wie OTC
Privat- und Sonderrezepte ohne eMED-ID: wie OTC

(siehe Punkt '9. Inbetriebnahme' - 'Mandanteneinstellungen')

Im AVS wird in e-Medikation grundsätzlich nicht gespeichert:

Kassenrezepte mit eMED-ID: Abgaben ohne Verordnungsbezug (Opt-Out)
auf Wunsch des Kunden ist für diese Abgaben ein Speichern bei vorhandener Kontaktbestätigung möglich
Privat-/Sonderrezepte (z.B. KUF) mit eMED-ID: Abgaben ohne Verordnungsbezug (Opt-Out)
auf Wunsch des Kunden ist für diese Abgaben ein Speichern bei vorhandener Kontaktbestätigung möglich
OTC: Abgaben ohne SV-Nummer, Abgaben für Nicht-Arzneimittel oder für nicht-wechselwirkungsrelevante Arzneimittel

Das Speichern von Abgaben in e-Medikation erfolgt im AVS immer erst nach dem erfolgreichen Abschluss eines Geschäftsfalls.

Kundenreservierungen werden generell nicht in e-Medikation gespeichert. Offene Abgaben (zwischengespeicherte Geschäftsfälle) werden nur in Zentralkassensystemen dann in e-Medikation gespeichert, wenn entsprechende Abgabecodes verwendet werden (siehe Punkt '7. e-Medikation an der Tara' - 'Speichern von Abgaben in Zentralkassensystemen').

5. Meldungen/Nachrichten

Meldungen, welche von ELGA bzw. konkret von der GINA-Box kommen, werden in der Regel im AVS unverändert angezeigt. Die jeweiligen Meldungen sind dabei mit dem ELGA-Logo gekennzeichnet. Gleiches gilt für sämtliche Fenster, in denen Daten für bzw. aus der e-Medikation dargestellt werden. Zusätzlich zum ELGA-Logo wird in den meisten Fällen auch das e-card-Logo angezeigt.

Der Text von Fehlermeldungen wird in roter Schrift dargestellt und enthält meistens eine Fehlernummer (z.B. CL-00267). Kommt eine Fehlermeldung nicht von ELGA, sondern direkt aus dem AVS, wird der Fehlernummer 'AVS' vorangestellt (z.B. AVS-00001).

Wenn das AVS auf eine Antwort von ELGA wartet, wird eine entsprechende Meldung angezeigt (z.B. beim Speichern von Abgaben in ELGA). Die Antwortzeiten können dabei vom AVS nicht beeinflusst werden.

Falls angeforderte Daten im AVS nicht unbedingt sofort benötigt werden, können Abfragen im Hintergrund durchgeführt werden bzw. kann das Stecken der e-card unabhängig vom Geschäftsfall erfolgen. Diesbezüglich wird es in den nächsten AVS-Versionen entsprechende Einstellungen geben.

6. Überlegungen zur Anmeldung von Dispensanten an der Tara

Bei jeder Kommunikation mit ELGA muss eine natürliche Person angegeben werden. Das betrifft sowohl das Lesen von Daten aus e-Medikation (Holen von Verordnungen mittels Scannen einer eMED-ID, Holen Rezept-/Medikationslisten) als auch das Schreiben von Daten in e-Medikation (Speichern/Ändern/Stornieren von Abgaben).

Apotheken, welche bisher ausschließlich mit anonymen Dispensanten (z.B. 01 Apotheke, 02 Apotheke, 03 Apotheke usw.) und ohne dispensantenspezifische Personalcodes gearbeitet haben, müssen diese Vorgehensweise anpassen, weil bei Geschäftsfällen mit Kontakt zur e-Medikation die Angabe einer natürlichen Person von ELGA zwingend vorgeschrieben ist. Folgende Varianten stehen zur Verfügung:

Anmelden von personalisierten Dispensanten

Nach dem Öffnen der Taramaske werden auf jedem Arbeitsplatz jene Dispensanten angemeldet, welche den jeweiligen Taraplatz verwenden werden. Pro Arbeitsplatz können maximal 4 Personen gleichzeitig angemeldet werden, diese sollten über verschiedene Farben unterscheidbar sein. Am Beginn der Geschäftsfallbearbeitung (oder bei Wiederaufnahme der Bearbeitung nach einer Unterbrechung) wählt der Dispensant seinen Arbeitsbereich durch Klick bzw. Antippen der entsprechenden Schaltfläche aus.

Anmelden von anonymen Dispensanten und Verwendung von Personalcodes für Kundenende

Nach dem Öffnen der Taramaske werden auf jedem Arbeitsplatz 1 oder 2 anonyme Dispensanten angemeldet. Wird vor dem Kundenende mit ELGA kommuniziert (z.B. Lesen eMED-ID oder Zugriff auf Medikationsliste), erscheint ein Personal-Anmeldungsfenster mit dem Hinweis 'ELGA-Anmeldung erforderlich). An dieser Stelle kann die Anmeldung durch Scannen des Personalcodes erfolgen, der Geschäftsfall ist ab diesem Zeitpunkt dem jeweiligen Dispensanten zugeordnet.

Nach Abschluss des Geschäftsfalls und gegebenenfalls nach dem Speichern von Abgaben in e-Medikation wird der ursprünglich angemeldete anonyme Dispensant wiederhergestellt.

Variante 1 kann durch die Verwendung von Personalcodes für schnelles Anmelden adaptiert werden. In diesem Fall ist es ausreichend, 1 oder 2 Arbeitsbereiche anzumelden, diese können dann abwechselnd auch von mehr als 4 verschiedenen Dispensanten verwendet werden. Der Unterschied zu Variante 2 ist, dass nach dem Speichern keine Wiederherstellung des ursprünglichen Dispensanten erfolgt.

Bei Variante 2 kann durch die Aktivierung der Mandanteneinstellung 'Anmeldung ELGA-GDA-MA am Geschäftsfallbeginn' die Anmeldung (durch Scannen des jeweiligen Dispensantencodes) vor der ersten Aktion bei der Erfassung eines Geschäftsfalls erzwungen werden. GDA-MA ist übrigens eine Abkürzung für Gesundheitsdiensteanbieter-Mitarbeiter.

Ob der im aktuellen Arbeitsbereich aktive Dispensant bei ELGA angemeldet ist, erkennt man in der Taramaske daran, dass unter dem Dispensanten-Suchbegriff Zuname und Vorname angezeigt werden.

Anmeldung bei ELGA erfolgreich, Lesen von Daten aus e-Medikation bzw. Schreiben von Daten in e-Medikation ist möglich
keine Anmeldung bei ELGA, dem Mitarbeiter ist vermutlich kein Kunde zugeordnet

7. e-Medikation an der Tara

Für die Kommunikation mit ELGA stehen im AVS mehrere Funktionen an verschiedenen Stellen zur Verfügung.

Menüpunkt 'Verwaltung - Anmeldungen ELGA' für die An- und Abmeldung von ELGA-Sitzungen für einen oder mehrere Dispensanten (unabhängig von der Geschäftsfallerfassung an der Tara)
Eingabezeile Tara für das Scannen von Rezepten mit eMED-ID
Schaltfläche [e-card/ELGA] in der Taramaske mit diversen Funktionen für die e-card bzw. e-Medikation
Zusatzfunktion [e-Medikation Abgaben speichern Alt+M] zum nachträglichen Speichern in e-Medikation
Menüpunkt 'Verkauf - e-card-Services' bzw. 'Rezeptabrechnung - e-card-Services' im Großen und Ganzen mit den gleichen Funktionen wie [e-card/ELGA] in der Taramaske

Anmeldung Dispensanten bei ELGA

Bei jedem Zugriff auf e-Medikation wird überprüft, ob für den jeweiligen Dispensanten eine gültige ELGA-Sitzung vorhanden ist. ELGA-Sitzungen können arbeitsplatzübergreifend verwendet werden, d.h. pro Dispensant ist im gesamten Apothekennetzwerk lediglich 1 Anmeldung bei ELGA erforderlich.

Am effizientesten ist es, täglich in der Früh kurz vor Öffnung der Apotheke auf einem Arbeitsplatz den Menüpunkt 'Verwaltung - Anmeldungen ELGA' aufzurufen.

Durch Klick auf [alle Dispensanten anmelden] wird für jeden Mitarbeiter, der innerhalb der letzten 30 Tage zumindest 1 Geschäftsfall an der Tara abgeschlossen hat, eine neue ELGA-Sitzung angelegt.

Dazu muss die gelbe Adminkarte im Kartenleser gesteckt und der PIN-Code eingegeben werden.

Mit [Prüfen] kann die Gültigkeit sämtlicher Sitzungen überprüft werden (beim Öffnen der Maske geschieht das automatisch).

Mit der Hinzufügen-Schaltfläche kann ein einzelner Eintrag hinzugefügt werden, die Entfernen-Schaltfläche ermöglicht die Abmeldung der markierten Einträge.

Ein Abmelden von Sitzungen ist nicht erforderlich. Falls doch gewünscht sollte eine Abmeldung jedenfalls nur dann durchgeführt werden, wenn der jeweilige Dispensant im gesamten Netzwerk keinen Zugriff mehr auf e-Medikation benötigt.

ELGA-Sitzungen gehen bei Beendigung und Neustart des AVS nicht verloren, werden jedoch derzeit nach maximal 20 Stunden seitens ELGA automatisch ungültig (bei Inaktivität bereits nach 5 Stunden).

Erfassung von Rezepten mit eMED-ID

Am Beginn der Rezeptdatenerfassung sollte immer die eMED-ID gescannt werden, damit werden die entsprechenden Verordnungen aus e-Medikation gelesen. Falls der Rezepttyp in den Verordnungsdaten nicht befüllt ist, erscheint zusätzlich noch eine Auswahl, ob es sich um ein Kassen- oder ein Privatrezept handelt. Bei Kassenrezepten muss nach der eMED-ID der EAN-Code mit der Rezeptnummer gescannt werden.

In Bundesländern mit Sonderrezepten (z.B. KUF in Tirol) erscheint bei Privatrezepten mit eMED-ID ein Auswahldialog, ob es sich um ein Privat- oder ein Sonderrezept handelt.

Ist eine eMED-ID mittels Scanner nicht lesbar, kann diese manuell erfasst werden, wobei 2 Varianten zur Verfügung stehen:

Klick auf bzw. Antippen von [e-card/ELGA] sowie [eMED-ID manuell] und Eingabe der 12-stelligen eMED-ID
Eingabe von 'EMED^11^' und der 12-stelligen eMed-ID direkt in der Tara-Eingabezeile
z.B.: EMED^11^C5XUPC3JPS74

Nach dem Scannen bzw. der Eingabe der eMed-ID sowie bei Kassenrezepten nach dem Scannen des EAN-Codes mit der Rezeptnummer wird das Fenster für die Eingabe der SV-Nummer geöffnet.

Die bei Rezepten sonst erforderliche Eingabe der SV-Nummer entfällt, weil diese in den Verordnungsdaten enthalten ist. Die verordneten Packungen werden im unteren Bereich des Fensters entsprechend dem Lagerkennzeichen farbig dargestellt. Die Anzeige dieses Fensters kann über die Mandanteneinstellung 'nach eMED-ID Eingabefenster SV-Nummer nicht anzeigen' unterdrückt werden. An der Cursorposition im Eingabefeld für die Rezeptnummer kann man gleich den ersten Artikel erfassen, auch mit dem 2D-Datamatrixcode, das Fenster muss nicht extra bestätigt werden.

Ist die Mandanteneinstellung 'Meldung anzeigen, wenn Abgabe nicht in Verordnung enthalten' aktiviert, erscheint bei Abweichungen zwischen Abgaben und Verordnungen ein Hinweis.

Weitere Möglichkeiten zur Anpassung des Ablaufs finden Sie unter Punkt '9. Inbetriebnahme' - 'Mandanteneinstellungen'.

Zu beachten ist diesbezüglich, dass e-Medikation nicht das Gleiche ist wie e-Rezept. Derzeit ist noch nicht abschätzbar, in welchem Umfang von Patienten das situative Opt-Out in Anspruch genommen werden wird.

Apotheken mit Kommissionierautomat erhal-ten nach dem Scannen einer eMED-ID bzw. nach dem Schließen des Fensters für die Eingabe einer SV-Nummer einen zusätzlichen Dialog mit jenen Verordnungen, welche beim Automaten angefordert werden können.

Die manuelle Eingabe eines Suchbegriffs und Auswahl aus der Trefferliste entfallen. Fehler bei Stärke oder Packungsgröße sind damit de facto ausgeschlossen.

Falls bei Kassenrezepten irrtümlich zuerst der EAN-Code mit der Rezeptnummer gelesen wurde, kann die eMED-ID anschließend im Erfassungsfenster für die SV-Nummer vor Erfassung derselben gescannt (oder auch manuell eingegeben) werden.

Nach Scannen einer eMED-ID werden die Verordnungsdaten bei e-Medikation abgeholt und das Fenster mit der SV-Nummer wird erweitert (wie auf Seite 8 dargestellt).

Speichern von Abgaben

Enthält ein Geschäftsfall nur Rezepte mit eMED-ID und passen sämtliche Abgaben exakt zu den Verordnungen, wird ohne zusätzlichen Aufwand automatisch in e-Medikation gespeichert.

Werden verordnete Präparate nicht abgegeben, können sie als Leerabgabe gekennzeichnet und mit einer entsprechenden Information versehen werden.

Zuordnung markierte Abgabe zu markierter Verordnung aufheben
markierte Abgabe einer markierten Verordnung zuordnen
markierte Verordnung als Leerabgabe (nicht abgegeben) kennzeichnen
Zusatzinformationen oder alternative Einnahmehinweise für Ärzte und Patienten zu einer Abgabe bzw. Leerabgabe anzeigen/erfassen

Zuordnung Textblöcke über die Buttons Zusatztexte

Im Geschäftsfall enthaltene SV-Nummern werden im Fenster 'e-Medikation - Speichern Abgaben in ELGA' links unten vorgeladen und können durch Klick (bzw. Antippen) am Touchscreen der markierten OTC-Abgabe zugeordnet werden. Zusätzlich stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

[e-card] Auslesen SV-Nummer aus einer gesteckten e-card und Zuordnung zur markierten Abgabe
[SV-Nr. löschen] Löschen der SV-Nummer bei der markierten Abgabe
[Alle] Zuordnung der in der SV-Nummer-Tabelle markierten SV-Nummer zu allen Abgaben ohne SV-Nummer

Soll eine SV-Nummer erfasst werden, welche nicht in der SV-Nummerntabelle vorhanden ist, so kann diese nach Anklicken/Antippen der jeweiligen Zelle direkt neben dem Präparat in der Spalte 'SV-Nr.' eingegeben werden.

Nach Zuordnung von Abgaben zu Verordnungen und Eingabe von SV-Nummern zu OTC-Abgaben könnte das Fenster 'e-Medikation - Speichern Abgaben in ELGA' z.B. wie folgt aussehen:

Nach Klick auf die Schaltfläche [Abgaben in ELGA speichern] wird pro SV-Nummer sowie pro Rezept ein Speichervorgang ausgelöst. Falls für OTC-Abgaben noch keine Kontaktbestätigung (siehe Seite 4) vorhanden ist, erscheint eine Meldung, dass die entsprechende e-card gesteckt werden soll.

Mit [OK] wird geprüft, ob die richtige Karte steckt und anschließend gespeichert.

Mit [Abbrechen] werden die Daten für die angegebene SV-Nummer nicht in ELGA gespeichert und es wird gegebenenfalls mit der nächsten SV-Nummer fortgesetzt.

Abgabe stornieren durch nochmaliges Einlesen der eMED-ID

Durch nochmaliges Einlesen der eMED-ID bei aktiver Kontaktbestätigung wird die Übersicht der Verordnung angezeigt. Bei Privatverordnungen kann die Abgabe einzelner, markierter Positionen storniert werden. Rezepte werden vollständig storniert, wobei eine beliebige Zeile markiert sein muss.

Nachträgliches Speichern von Abgaben

Sollte die Kommunikation mit e-Medikation aus technischen Gründen nicht funktioniert haben, kann das Speichern nachträglich erfolgen. Nach Aufruf eines Geschäftsfalls aus dem Kassastreifen steht innerhalb von 2 Stunden die Zusatzfunktion [e-Medikation Abgaben speichern - Alt+M] zur Verfügung. Es wird nach noch nicht eingelösten eMED-IDs bzw. wechselwirkungsrelevanten Arzneimitteln gesucht und damit erneut das Zuordnungsfenster für ELGA-Abgaben geöffnet, der Speichervorgang kann wie oben beschrieben durchgeführt werden.

Speichern von Abgaben in Zentralkassensystemen

Da es in solchen Systemen nicht sinnvoll ist, die Speicherung in e-Medikation auf dem Zentralkassenplatz durchzuführen, muss diese bereits an den Abgabeplätzen erfolgen. Voraussetzung für diese Funktionalität ist der aktivierte Mandantenparameter 'Zentralkassensystem' (Folder 'Tara III', Gruppe 'diverse Einstellungen') sowie die Einstellung des jeweiligen Verkaufsplatzes als nicht 'Zentralkasse'.

Ob die Speicherung am Abgabeplatz erfolgt, ist davon abhängig, mit welchem Abgabecode der Geschäftsfall im AVS zwischengespeichert wird. Es können im Menüpunkt 'Verwaltung - Druck Etiketten - Abgabenummern' zwei verschiedene Arten von Codes gedruckt werden, deren Funktion sich aufgrund des Nummernkreises, unterscheidet. Der Aufbau ist in beiden Fällen gleich - 'Gppnnnn' (G = Abgabe, pp = Personalkennung, nnnn = Abgabenummer).

Die Zwischenspeicherung für spätere Weiterbearbeitung an der Tara erfolgt mittels der reservierten Abgabenummern 9900 bis 9998 bei Personalkennung '00' (kein Mitarbeiter angegeben) - es erfolgt keine Speicherung in e-Medikation.
Die Weiterreichung des Geschäftsfalls an die Zentralkasse erfolgt bei allen Nummern mit Personalkennung ungleich '00' (Mitarbeiter angegeben) sowie mit dem Nummernbereich von 0000 bis 9899 bei Personalkennung '00' - die Speicherung in e-Medikation wird bereits am Abgabeplatz durchgeführt.

Der Code G009999 wird für die Zusatzfunktion 'Transfer Geschäftsfall' verwendet, die eine Zwischenspeicherung eines Geschäftsfalls ohne gedruckten Abgabecode erlaubt. Geschäftsfälle mit Zahlungsbetrag 0 (z.B. gebührenfreie Rezepte) werden in der Regel gleich am Abgabeplatz komplett abgeschlossen und dadurch in e-Medikation gespeichert.

Erweiterter Interaktionscheck mit Daten e-Medikation

Im Fenster 'SIS Interaktionen - Erweiterte Suche', aufrufbar über die Tara-Zusatzfunktionen bzw. bei vorhandener Interaktion im bestehenden Geschäftsfall mit dem Button [Int.akt.], besteht die Möglichkeit der Erweiterung mittels Schaltfläche [Einträge aus Medikationsliste hinzufügen]. Dabei werden die in e-Medikation über Fremdbezug gespeicherten Produkte des im AVS definierten Zeitraums der Präparatliste hinzugefügt und beim Check berücksichtigt - Voraussetzung dafür ist die gesteckte e-card des Patienten.

8. Fenster 'e-card-Services'

Der Aufruf ist aus der Tara oder aus dem Menü Verkauf/Rezeptabrechnung möglich. Unterschiede gibt es lediglich bei [e-card] (Zuordnung Kunde im Tarafenster, sonst Anzeige der auf der Karte gespeicherten Daten) und der Funktion [eMED-ID manuell], die nur im Tarafenster zur Verfügung steht.

Scannt man im Feld 'SV-Nr.' die eMED-ID eines kürzlich abgegebenen Rezeptes, können - abhängig davon - ob eine gültige Kontaktbestätigung vorhanden ist - die zugehörigen Verordnungen samt Abgabestatus ermittelt werden.

Rezeptliste/Medikationsliste

Wenn eine SV-Nummer angegeben wurde, wird versucht, die Daten durch Übergabe der SV-Nummer bei e-Medikation abzuholen. Ist keine Kontaktbestätigung vorhanden, muss die jeweilige e-card gesteckt werden. Ist das Feld für die SV-Nummer leer, muss immer eine e-card gesteckt werden.

In der Rezeptliste werden sämtliche Rezepte sowie die dazugehörenden Abgaben angezeigt. Die Medikationsliste enthält hingegen offene Verordnungen und sämtliche Abgaben. Abgaben von fremden Apotheken werden blau eingefärbt.

Abgaben ändern/stornieren

Es können nur jene Abgaben storniert werden, die von der eigenen Apotheke in e-Medikation gespeichert wurden.

Klick auf die Entfernen-Schaltfläche storniert die markierte Abgabe.

Bei Krankenkassen- und Substitutionsrezepten ist die Stornierung einer einzelnen Abgabe nicht zulässig. In diesem Fall wird nach Rückfrage das gesamte Rezept storniert.

Das Ändern von Abgaben wurde noch nicht implementiert. In einer der nächsten AVS-Versionen wird man folgende Daten ändern/ergänzen können:

Anwendungsart (Applikationsart)
Zusatzinformationen
ergänzende Informationen
Einnahmeregel

9. Inbetriebnahme

Voraussetzungen

In der Apotheke müssen folgende technische und organisatorische Voraussetzungen gegeben sein:

Ein funktionierender Zugang zum GIN muss in der Apotheke vorhanden sein, ein Zugriff auf die GINA-Box muss von den Arbeitsplätzen der Apotheke möglich sein. Mindestens 1 Kartenleser muss im Netzwerk verfügbar sein, optimal ist 1 Kartenleser pro Taraarbeitsplatz.

Zum Testen wie folgt vorgehen:

einen Browser öffnen
die IP-Adresse der GINA-Box eingeben
(etwaige Sicherheitshinweise bestätigen bzw. Ausnahmen hinzufügen)
im e-card-Startmenü 'Am e-card Produktivsystem anmelden (verschlüsselt) für mögliche ELGA-Nutzung' anklicken
die gelbe Adminkarte stecken und mit [(W)eiter] fortsetzen
den PIN-Code eintippen und mit [(W)eiter] fortsetzen
abhängig von der Konfiguration werden Stammdaten angezeigt oder Zusatzinformationen zur natürlichen Person abgefragt

Die an der Tara verwendeten Scanner müssen 2D-Matrixcodes (QR-Codes) lesen können.