AVS - Gutscheinverwaltung (1.7.9)

1.   Aktivierung Gutscheinverwaltung

Um das System für die Gutscheinfunktion freizuschalten, muss die Checkbox 'Gutscheine (Mehrzweckgutscheine) erstellen/ausgeben/einlösen' aktiviert werden. Dieser Parameter findet sich im Einstellungsfenster 'Gutscheine', das über den Menüpunkt 'Verwaltung - Einstellungen - Mandant' sowie die Schaltfläche [Gutscheine] im Folder 'Tara III', Gruppe 'diverse Einstellungen' aufgerufen werden kann.
 

Weiters werden hier die Drucker sowie das Standardformat des Gutscheindrucks gewählt und die Positionierung des Codes auf dem A4-Formular, der Gutscheinkarte oder der Etikette definiert.

2.   Verwaltungsfenster 'Gutscheine'

Dieses Fenster zur zentralen Verwaltung von Gutscheinen wird über den Menüpunkt 'Verkauf - Gutscheine' aufgerufen. Hier werden neue Gutscheine mit oder ohne Initialwert erstellt und ausgedruckt sowie vorhandene Gutscheine aufgelistet und zur Statusanzeige ausgewählt. Eine Löschung erstellter aber noch nicht ausgegebener Gutscheine ist hier ebenfalls möglich.

In der Statusanzeige sind jeweils sämtliche Zu- und Abbuchungen mit Timestamp samt resultierendem Saldo, also dem noch gültigen Wert des Gutscheins, zu sehen. Gegebenenfalls werden Chargennummern bei Seriengutscheinen, alternative Gutscheinnummern sowie die Kunden bei den einzelnen Buchungsvorgängen angezeigt.
 

3.   Erstellung von Gutscheinen im Verwaltungsfenster  

Bei Betätigung der Schaltfläche [Neuer Satz] wird das Fenster 'Gutscheine' geleert und ein neuer Gutschein kann angelegt oder eingebunden werden, wobei die Gutscheinnummer beim Speichern vergeben wird - folgende Ausprägungen sind möglich:
 

• Gutscheine mit variablem Wert (wiederaufladbar)

Diese werden durch Eingabe von 0,00 im Feld 'initialer Wert' definiert, unter 'Anmerkung' wird bei Bedarf eine interne Information eingetragen und die 'Überschrift' kann mit einem Text belegt werden, der am Gutscheinformular gedruckt werden soll. Mithilfe des Feldes 'alternative Gutscheinnummer' können extern erstellte Gutscheine mit beliebigem Code in die AVS-Verwaltung eingebunden werden.
 

• Gutscheine mit fixem Wert (nicht wiederaufladbar)

Wird der Gutschein mit einem Initialwert > 0,00 angelegt, gilt dieser nur bis zur kompletten Einlösung. Die Felder 'Anmerkung', 'Überschrift' und 'alternative Gutscheinnummer' haben bei dieser Variante die gleiche Funktion, wie bei Gutscheinen mit variablem Wert.
 

• Seriengutscheine

In beiden Fällen können so genannte Chargen, also Seriengutscheine, erstellt werden. Dazu wird mittels Betätigung des Neu-Symbols [+] neben dem Feld 'Chargennummer' die nächste Charge bezeichnet und beim Speichern die Anzahl der zu erstellenden Gutscheine angegeben. Mit dem Löschen-Button [x] wird diese Aktion abgebrochen.
 

4.   Löschen von Gutscheinen  

Wenn Gutscheine noch nicht ausgegeben wurden, können sie mittels Schaltfläche [Löschen] nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage aus dem Bestand entfernt werden. Handelt es sich bei der selektierten Position um einen Seriengutschein, wird abgefragt, ob die ganze Charge gelöscht werden soll.
 

5.   Ausdruck von Gutscheinen

Der Ausdruck von Gutscheinen kann auf A4-Seiten (Gutscheine mit fixem Wert für einmaligen Gebrauch), auf Plastikkarten im Scheckkartenformat (Gutscheine mit variablem Wert zum Wiederaufladen) oder auf Etiketten (beide Arten von Gutscheinen) erfolgen. Durch die eingangs unter 'Aktivierung Gutscheinverwaltung' beschriebenen Parameter wird der entsprechende Matrixcode und gegebenenfalls ein Gutscheinwert sowie eine optionale Überschrift auf dem vorgefertigten Formular bzw. Plastikträger positioniert oder mittels gedruckter Klebeetikette auf beliebig gestalteten Gutscheinen angebracht.
 

Um eine mehrfache Ausfertigung des gleichen Gutscheins zu verhindern, wird bei mehrmaligem Druck ein entsprechender Warnhinweis eingeblendet.
 

Wird ein Gutschein aus einer Chargenserie zum Ausdruck ausgewählt, wird abgefragt, ob sämtliche Gutscheine dieser Charge oder nur genau der eine ausgedruckt werden soll.
 

6.   Verwendung von vorgefertigten Gutscheinen

Es besteht die Möglichkeit, die von einer Druckerei mit entsprechenden Codes vorgefertigten (Plastikkarten-)Gutscheine im AVS zu verwenden. Bei der Herstellung muss gewährleisten sein, dass jeder Gutschein mit einem individuellen, nicht durchnummerierten Zufallscode versehen wird - es dürfen auf keinen Fall doppelte Codes vergeben werden, auch nicht in einem Zeitraum über mehrere Jahre!

Es gibt zwei Arten von Gutscheinen:
 

• Gutscheine mit AVS-Gutscheincode

Die Formulare oder Karten müssen über einen 2D-Datamatrix-Code mit folgendem Aufbau verfügen:

GSbbbbAcccccccc oder GSbbbbFcccccccc
- GS ………... fixe Gutscheinkennung
- bbbb …….. die ersten 4 Stellen der Betriebsnummer
- A/F.……….. A-Apotheke/F-Filiale
- cccccccc ... Zufallscode alphanumerisch mit Großbuchstaben und Ziffern
 

Die Einbindung dieser Gutscheine erfolgt an der Tara durch Einlesen des 2D-Datamatrix-Codes und Erstellung des Gutscheins (siehe 'Erstellung von Gutscheinen im Tarafenster').
 

• Gutscheine mit beliebigem Code

Es können beliebige Zufallscodes, numerische oder alphanumerische, in Form von Barcodes oder Matrixcodes auf den Gutscheinen verwendet werden. Um diese ins AVS einbinden und an der Tara verwenden zu können, müssen die Codes bei der 'Erstellung von Gutscheinen im Verwaltungsfenster' (siehe oben) im Feld 'alternative Gutscheinnummer' eingetragen werden.
 

7.   Erstellung von Gutscheinen im Tarafenster

Es besteht die Möglichkeit, die von einer Druckerei mit strukturierten AVS-Gutscheincodes vorgefertigten (Plastikkarten-)Gutscheine direkt an der Tara einzulesen und nach Bestätigung der Neuanlage in den Bestand aufzunehmen. Durch Betätigung der Schaltfläche [Gutschein ausgeben/verkaufen] im Fenster 'Gutscheinwert' kann der Betrag erfasst und sogleich in den Geschäftsfall zum Verkauf übernommen werden.
 

8.   Verkaufen/Aufladen von Gutscheinen

Die zum Verkauf vorbereiteten Gutscheinformulare bzw. die vom Kunden zum Aufladen übergebenen Karten werden an der Tara mit dem jeweiligen Code aufgerufen, das Fenster 'Gutscheinwert' wird angezeigt. Für Gutscheine mit fixem Wert wird durch Betätigung von [Gutschein ausgeben/verkaufen] der aktuelle Gutscheinwert mit dem initialen Wert belegt. Bei wiederaufladbaren Gutscheinen (Erstellung mit initialem Wert EUR 0,00) muss der gewünschte Betrag in einem weiteren Fenster zugeordnet werden.
 

Soll ein bereits ausgegebener, variabler Gutschein wieder aufgeladen werden, wird auf die Schaltfläche [Wert erhöhen/reduzieren] geklickt und der gewünschte Betrag angegeben.
 

Für den seltenen Fall, dass ein Gutschein zurückgegeben wird oder der aktuelle Wert verringert werden soll, kann bei Gutscheinen mit einem aktuellen Guthaben > 0 ein negativer Wert erfasst werden, der das vorhandene Guthaben nicht übersteigen darf.
 

Sobald der aktuelle Gutscheinwert definiert ist, wird mittels Schaltfläche [Übernehmen] die Gutscheinposition im Geschäftsfall eingetragen. Zu beachten ist, dass bei Abgabe von Gutscheinen aus steuerlichen Gründen keine anderen Verkaufspositionen im Geschäftsfall erlaubt sind.
 

• Aufruf von Gutscheinen mit AVS-Gutscheincode

Für diese Art muss zum Aufruf lediglich der 2D-Datamatrix-Code eingelesen werden.
 

• Aufruf von Gutscheinen mit alternativer Gutscheinnummer

Zur Bearbeitung wird der Sonderartikel Gutschein aufgerufen, der ein Fenster für die Angabe der Gutscheinnummer öffnet. Hier wird die alternative Nummer eingelesen.
 

Das System ermittelt die zugehörige AVS-Gutscheinnummer, lädt sie vor und öffnet nach Bestätigung das Fenster 'Gutscheinwert' - weitere Vorgangsweise wie oben.
 

9.   Einlösung von Gutscheinen

Für die Einlösung von Gutscheinen steht im Fenster 'Tara - Kassaeingang' die Zahlungsart [Gutschein] zur Verfügung. Durch Betätigung dieser Schaltfläche wird das Fenster 'Gutscheinnummer' zur Auswahl geöffnet. Im entsprechenden Eingabefeld kann sowohl eine AVS-Gutscheinnummer, als auch eine alternative Gutscheinnummer eingelesen werden.
 

Angezeigt wird neben der Gutscheinnummer der davon abzubuchende Betrag sowie unter 'Zu bezahlen' gegebenenfalls der für diesen Geschäftsfall noch verbleibende Restbetrag oder - wenn das Guthaben höher ist, als der Rechnungsbetrag - der 'aktuelle Saldo' des Gutscheins. Wenn mehrere Gutscheine zur Verfügung stehen, können diese bei Bedarf hinzugefügt werden.

Für die Restzahlung im Fenster 'Tara-Kassaeingang' wird der bereits hinterlegte Gutscheinbetrag über dem Feld 'Erhalten' dokumentiert (GS: nn,nn), der noch offene Saldo wird vorgeladen und mit der gewünschten Zahlungsart abgeschlossen.
 

10. Tarabelege

Bei der Abgabe eines Gutscheins handelt es sich nicht um einen Umsatz, der sofort versteuert werden muss, daher wird der Geschäftsfall als Kassaeingang mit der Belegart 'KSE' behandelt. Das ist auch der Grund, warum bei Gutscheinabgabe keine weiteren Verkaufspositionen zugelassen sind. Bei der Einlösung wird der entsprechende Betrag als Zahlungsart 'Gutschein' ausgewiesen.
 

11. Auswertungen

Im Verwaltungsfenster 'Gutscheine' wird mittels Schaltfläche [Drucken] der Dialog 'Gutscheinbuch' aufgerufen. Mit dieser Auswertung können die bereits ausgegebenen oder die im Bestand befindlichen vorbereiteten Gutscheine für bestimmte Zeiträume angezeigt bzw. ausgedruckt werden.
 

Neben der Übersichtsliste ist auch eine detaillierte Ausgabe mit den jeweiligen Zu- und Abbuchungen möglich.
 

Auf dem Tagesprotokoll werden unter der Position 'Gutschein' die eingelösten Guthaben summiert, die Abgaben bzw. Aufladungen von Gutscheinen werden als 'Verbindlichkeiten aus Gutscheinverkäufen' zusammengefasst.