AVS - RKSV Sicherheitseinrichtung in Registrierkassen (1.7.9)

1.   Kurzübersicht der wichtigsten Punkte nach Inbetriebnahme der RKSV-Sicherheitseinrichtung
 

• nahezu keine Änderungen bei der Erfassung von Geschäftsfällen

• nachträgliche Änderung Zahlart bei Lieferscheinen bzw. auf Lieferschein nicht mehr zulässig

• nachträgliche Änderung eines voll bezahlten Geschäftsfalls auf Teilzahlung nicht mehr zulässig

• Erfassung sonstiger Kassaeingang für Barzahlung Ausgangsrechnung zwingend auf Konto '99002000 Bezahlung offene Ausgang-/Eingangsrechnung'

• Überprüfung korrekte Signierung durch optische Kontrolle der Belege abhängig von der Belegart:
   

^{...............................................................
...............................................................}

KDE: QR-Code am Beleg
KSE Barzahlung Ausgangsrechnung: QR-Code am Beleg
KSE ohne Barzahlung AR: kein QR-Code am Beleg
KKA: kein QR-Code am Beleg
KSA: kein QR-Code am Beleg
Kundenreservierung: kein QR-Code am Beleg
offene Abgabe: kein QR-Code am Beleg

• Erstellung Monatsbeleg nach entsprechendem Hinweis beim Tara-Tagesabschluss am Monatsletzten bzw. Monatsvorletzten bzw. nach entsprechender Aufforderung bei der Erfassung von Geschäftsfällen

• Monatsbeleg für Dezember = Jahresbeleg; Ausdruck und Aufbewahrung unter Beachtung der entsprechenden Fristen lt. BAO

• bei Ausfällen der Sicherheitseinrichtung entsprechende Hinweise im Programm bzw. die in diesem Dokument beschriebenen Ausfallszenarien beachten; gegebenenfalls Verständigung des Softwarebetreuers

• Funktionsfähigkeit lokale Notbetriebe regelmäßig überprüfen (bei Ausfall des Servers oder des fiskaltrust-Dienstes ersetzt nur ein funktionierender Notbetrieb die Verpflichtung zur manuellen Belegerteilung samt vorgeschriebener manueller Nacherfassung)

• bei Servertausch bzw. Änderung der UID (z.B. wegen Besitzerwechsel) die dafür vorgesehenen Abläufe beachten (entsprechende Anleitungen werden spätestens ab Ende März 2017 zur Verfügung stehen)

• nur wenn fiskaltrust-Sorglos-Paket nicht vorhanden:
  - mindestens vierteljährlich Sicherung RKSV-Datenerfassungsprotokoll manuell durchführen
  - Jahresbeleg über Belegcheck-App des BMF manuell prüfen *)
  - manuelle Erfassung von Ausfalls-, Wiederinbetriebnahmemeldungen, von neuen Signaturkarten bzw. neuen Registrierkassen in Finanz-Online (samt Prüfung Startbeleg über die Belegcheck-App des BMF) *)

*) Anleitung des BMF ist vorhanden; alternativ Weiterleitung der vom fiskaltrust-Portal erhaltenen Mails sowie der vom AVS im Ordner 'avs\export\RKSV' gespeicherten Jahresbelege an den Steuerberater

Details zu den oben angeführten Punkten bzw. darüber hinausgehende Informationen finden Sie auf den folgenden Seiten.
 

2.   Allgemeines zur Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV)

Ab 1.4.2017 müssen Registrierkassen mit einer Sicherheitseinrichtung vor Manipulation geschützt werden. Der Manipulationsschutz wird am Beleg als QR-Code sichtbar. Hinter dem QR-Code verbirgt sich eine individuelle Signatur. Mit dieser werden die Barumsätze der Registrierkasse in chronologischer Reihenfolge miteinander verkettet. Eine mögliche Datenmanipulation würde daher die chronologische Barumsatzkette unterbrechen und wäre somit nachweisbar.

Bei Verwendung des AVS als Kassensystem wird das gesamte Computersystem (bestehend aus Server, Datenbank, Arbeitsplatzcomputer, Peripheriegeräten, AVS-Software usw.) als 1 Registrierkasse betrachtet. Die einzelnen Arbeitsplätze fungieren dabei als Eingabestationen in Sinne des § 3 RKSV.

Die vom AVS verwendete Sicherheitsheinrichtung besteht aus folgenden Komponenten:

• Middleware fiskaltrust (= ein Dienst, der in der Regel am Apotheken-Server läuft und in eine SQLite-Datenbank schreibt)
• 1 lokale Signaturerstellungseinheit (= 1 USB-Stick mit Signaturkarte, welche in der Regel am Server angesteckt wird; als 'Ersatzteil' ist in der Apotheke ein zweiter USB-Stick mit Signaturkarte vorhanden)
• optional eine Online-Signaturerstellungseinheit als Backup (im Sorglos-Paket enthalten)

Nach dem Speichern jedes Geschäftsfalls wird vom AVS über das Netzwerk eine Beleganfrage an die Sicherheitseinrichtung übermittelt. Dabei werden jeweils nur die Summen pro Umsatzsteuersatz sowie Zahlungsbeträge übergeben und keine Artikel- bzw. Kundendaten. Die Middleware fiskaltrust prüft die erhaltenen Daten, führt gegebenenfalls eine Signierung durch und gibt dann als Antwort einen Signaturstring (bzw. einen QR-Code) und/oder einen Text zurück. Der gesamte Vorgang dauert ca. eine halbe Sekunde.

Die (optische) Verknüpfung der Daten im AVS mit jenen von fiskaltrust erfolgt über Belegart und Belegnummer (z.B. KDE-40945). Bei Restzahlungen für offene Beträge wird die an fiskaltrust übergebene Belegnummer durch '_<n>' ergänzt, z.B. KDE-40945_Z1 bei der ersten Restzahlung). Bei nachträglichen Änderungen von Zahlart und/oder Kunde ist das auch so, allerdings mit 'K_<n>', also z.B. KDE-40945_K1 für die erste Korrektur. Es kann daher nicht vorkommen, dass die gleiche Belegnummer mehrmals für verschiedene Signierungsanfragen verwendet wird.

3.   Signierung von Belegen

Gemäß § 9 RKSV ist jeder einzelne Barumsatz sowie jeder Monats-, Jahres-, Start- und Schlussbeleg zu signieren. Barumsätze im Sinne des § 131b BAO sind Umsätze, bei denen die Gegenleistung durch Barzahlung erfolgt. Als Barzahlung gilt auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte oder durch andere vergleichbare elektronische Zahlungsformen sowie vom Unternehmer ausgegebener und von ihm an Geldes statt angenommener Gutscheine, Bons, Geschenkmünzen und dergleichen.

Barzahlungen sind neben der Bezahlung des Gesamtpreises auch Anzahlungen, Ratenzahlungen (Teilzahlungen) und Restzahlungen. Eine Barzahlung liegt außerdem vor, wenn der Unternehmer dem Leistungsempfänger eine Rechnung gemäß UStG 1994 mit Zahlungsanweisung (z.B. mittels Banküberweisung) übergibt, der Leistungsempfänger diesen Betrag aber dennoch beim Unternehmer vor Ort in bar bezahlt.

Durchlaufende Posten, wie z.B. Rezeptgebühren zählen nicht zum Barumsatz und müssen daher auch nicht signiert werden. Wird jedoch ein durchlaufender Posten gemeinsam mit einem Barumsatz bzw. einer Barzahlung auf einem gemeinsamen Beleg erfasst, unterliegt auch der durchlaufende Posten den allgemeinen Verpflichtungen der §§ 131b, 132a BAO einschließlich der Bestimmungen der RKSV (das heißt ab 1.4.2017 verpflichtend mit Signatur).

Unter Beachtung dieser Regelungen bzw. in Hinblick auf eine möglichst einfache Handhabung bzw. Überprüfbarkeit werden die im AVS in der Taramaske erstellten Belege abhängig von der Belegart wie folgt behandelt:

• KDE (Kassa Debitor Eingang): generelle Signierung (auch Rezeptgebühren und Lieferscheine)
• KSE (Kassa Sonstiger Eingang): keine Signierung, außer bei 'Zahlung offene Ausgangsrechnung' (verpflichtend lt. Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht)
• KKA (Kassa Kreditor Ausgang): generell keine Signierung
• KSA (Kassa Sonstiger Ausgang): generell keine Signierung
• Kundenreservierung/Zwischenspeichern von Geschäftsfällen vor der Rechnungserstellung (offene Abgaben): generell keine Signierung

In Hinblick auf eine lückenlose Signierung aller Geschäftsfälle mit Belegart KDE werden somit freiwillig auch Belege, welche nur Rezeptgebühren enthalten bzw. an der Tara erstellte Lieferscheine signiert (Lieferscheine immer mit Betrag 0,00). Es entsteht daher eine - auch aus Sicht der AVS-Belegnummern - durchgehend signierte Belegkette. Der Anwender kann daher alleine aufgrund der Belegart feststellen, ob die Signierung wie vorgesehen funktioniert hat:
 

^{...............................................................
...............................................................}

• KDE: QR-Code am Beleg
• KSE Zahlung Ausgangsrechnung: QR-Code am Beleg
• KSE ohne Zahlung AR: kein QR-Code am Beleg
• KKA: kein QR-Code am Beleg
• KSA: kein QR-Code am Beleg
• Kundenreservierung: kein QR-Code am Beleg
• offene Abgabe: kein QR-Code am Beleg

Bei Verzicht auf eine freiwillige Signierung bei Belegen, welche nur Rezeptgebühren enthalten bzw. Lieferscheinen, wäre vermutlich bei jeder Überprüfung durch die Finanz entsprechender Erklärungsbedarf hinsichtlich der dann entstehenden Lücken gegeben bzw. könnte unterstellt werden, dass die nicht signierten Belege nachträglich manipuliert worden sein könnten.

Bei Teilzahlungen (= der Zahlungsbetrag ist geringer als der Rechnungsbetrag) wird - wie vom Gesetzgeber vorgesehen - der bezahlte Betrag mit Zahlungsmittel 'Barzahlung' signiert und zusätzlich freiwillig auch der daraus resultierende offene Betrag mit Zahlungsmittel 'Debitor', insgesamt also - genauso wie bei kompletter Bezahlung - der gesamte Rechnungsbetrag. Der Umsatzzähler erhöht sich damit bereits bei Erstellung des Beleges um den darauf ausgewiesenen Rechnungsbetrag, die folgenden Restzahlungen werden als Zahlungsmitteltausch ('Barzahlung' plus sowie 'Debitor' minus) signiert und verändern daher den Umsatzzähler nicht. Beim Ausbuchen offener Beträge (Schadensfall) erfolgt keine Signierung (weil kein Barumsatz vorliegt).

Bei nachträglicher Änderung von Zahlart/Kunde erfolgt nur dann eine Signierung, wenn sich durch Zuweisung eines anderen Kunden der Rechnungsbetrag ändert. Zusätzlich signiert wird in diesem Fall die Differenz zwischen Rechnungsbetrag alt und neu, optional kann ein Änderungsbeleg gedruckt werden. Änderungen der Zahlart werden als 'Zahlungsmitteltransfer' an fiskaltrust gesendet, Änderungen des Kunden (bei gleichbleibendem Rechnungsbetrag) als 'Protokolleintrag'. In beiden Fällen erfolgt keine Signierung, sämtliche Änderungen sind aber am Beleg sicht- und damit nachvollziehbar.

Barzahlungen für Ausgangsrechnungen werden nur dann korrekt behandelt (= signiert), wenn bei der Erfassung des entsprechenden Kassaeingangs das Konto '99002000 Bezahlung offene Ausgangs-/Eingangsrechnung' ausgewählt wird. Zu empfehlen ist diesbezüglich die Nutzung des auf Rechnungen optional angedruckten Strichcodes (siehe Anhang am Ende dieses Dokuments).

Im Notbetrieb wird signiert, sofern der fiskaltrust-Dienst verfügbar ist, anderenfalls greifen - wie im Normalbetrieb - die unten beschriebenen Ausfallszenarien. Da die Belegnummer alleine im Notbetrieb nicht eindeutig ist, wird diese bei der Übermittlung von Signaturanfragen an fiskaltrust mit der Kassennummer und dem Datum ergänzt.

Die Übernahme von Geschäftsfällen aus dem Notbetrieb erfolgt übrigens ab Version 1.7.9/114 nicht mehr mit Datum/Uhrzeit der Erstellung, sondern mit den aktuellen Werten zum Zeitpunkt der Übernahme (Rezeptabgabe- und Lieferscheindatum bleiben dabei unverändert).

4.   Programmanpassungen bzw. Einschränkungen aufgrund der Signierung von Belegen

Ziel war es, die Sicherheitsrichtung gemäß RKSV so in das AVS einzubinden, dass möglichst wenig in den Workflow der Geschäftsfallerfassung an der Tara eingegriffen werden muss. Trotz der durchaus komplexen neuen Bestimmungen mussten letztendlich nur beim nachträglichen Ändern der Zahlart bzw. des bezahlten Betrages Einschränkungen wie folgt getroffen werden:

Nicht mehr zulässig ist das Ändern der Zahlart bei Lieferscheinen bzw. umgekehrt das Ändern auf Lieferschein bei Barzahlungen. Außerdem ist bei voll bezahlten Geschäftsfällen eine nachträgliche Änderung auf 'Teilzahlung' nicht mehr möglich.

Am Kassenbeleg wurden folgende Anpassungen vorgenommen:
 

^{...............................................................}

• Änderung Überschrift von KASSABON auf RECHNUNG
• zusätzliche Angabe der Belegart vor der Belegnummer (z.B. KDE-40945)
• auf Lieferscheinen Angabe einer zusätzlichen Zeile 'mit diesem Beleg verrechnet 0,00'
• zusätzliche Angabe der an fiskaltrust übergebenen Belegnummer bei Zahlungsbestätigungen für Restzahlungen (z.B. KDE-40945_Z1)
• detaillierte Angabe nachträglicher Änderungen für Zahlart und/oder Kunde (und gegebenenfalls einer daraus resultierenden Änderung des Rechnungsbetrages)
• gegebenenfalls Druck QR-Code (dieser enthält die kompletten Signaturdaten) sowie rechts daneben 3 Zeilen mit folgenden Informationen:
  - Kassenidentifikationsnummer
  - Belegnummer fiskaltrust
  - Zeitpunkt der Signierung
  (auf Abholscheinen entfällt die Ausgabe des QR-Codes)
• beim temporärem oder permanenten Ausfall der Signaturerstellungseinheit Text 'Signaturerstellungseinheit ausgefallen' (zusätzlich zum QR-Code)
• bei Ausfall des fiskaltrust-Dienstes Text 'elektronisches Aufzeichnungssystem ausgefallen (an Stelle des QR-Codes)

Bereits mit dem Zwischenupdate auf Version 1.7.9/109 (Verteilung im November 2016) wurde die Belegerteilung bei Teilzahlungen geändert.

Existieren für einen Geschäftsfall mindestens 2 Zahlungen wird beim automatischen Belegdruck nur eine Zahlungsbestätigung gedruckt. Diese unterscheidet sich von einem 'normalen' Kassabon (= Rechnung) wie folgt:

• Überschrift 'Zahlungsbestätigung' statt 'Rechnung'
• keine Kennzeichnung als Duplikat
• Positionen werden nicht gedruckt
• der gesamte Summen-Block (inkl. der Umsatzsteuerbeträge) wird durch jene Summenzeile ersetzt, welche bei Lieferscheinen gedruckt wird
• Signatur (QR-Code) der jeweiligen Teilzahlung (statt jener der Rechnung)

Beim manuellen Bondruck kann man - wenn mehr als 1 Zahlung existiert - über ein Auswahlmenü entscheiden, ob eine Rechnung oder eine Zahlungsbestätigung gedruckt wird. Außerdem wird bei Teilzahlungen am Bon nicht nur das Datum, sondern auch die jeweilige Uhrzeit angegeben.

Bei Geschäftsfällen mit durch nachträgliche Kundenzuordnung geändertem Rechnungsbetrag kann beim manuellen Bondruck optional ein 'Änderungsbeleg' (mit der entsprechenden Signatur) ausgegeben werden. Analog zu Geschäftsfällen mit Teilzahlungen wird ein entsprechendes Auswahlmenü angezeigt.

In Hinblick darauf, dass Monats-/Jahresbelege auch beim Tagesabschluss erstellt werden können, erfolgt beim Aufruf des Menüpunktes 'Verkauf - Tagesabschluss Tara' eine Personalanmeldung. In der Trefferliste Tagesabschlüsse werden Personalnummer und Suchbegriff angezeigt.
 

5.   Erstellung Monats-/Jahresbeleg

Zu jedem Monatsende (= möglichst vor dem ersten Beleg im nächsten Monat) ist der Zwischenstand des Umsatzzählers zu ermitteln und als Barumsatz mit Betrag 0 und elektronischer Signatur im Datenerfassungsprotokoll zu speichern (= Erstellung eines Monatsbeleges).

Aufgrund von Bereitschaftsdiensten und unterschiedlichen Öffnungszeiten ist es schwierig, das Monatsende in einer Apotheke mit programmtechnischen Mitteln zu erkennen. Wenn z.B. ein Tagesabschluss durchgeführt wird, weiß letztendlich nur der Benutzer, ob danach im gleichen Monat noch ein Geschäftsfall erfasst werden wird oder nicht.

Bei Durchführung eines Tagesabschlusses am Monatsletzten (bzw. am Vorletzten, wenn dieser ein Samstag ist), wird daher folgender Dialog angezeigt:
 

Die Vorbelegung der Antwort erfolgt abhängig von Wochentag und Uhrzeit wie folgt:

Bei [Nein] wird sofort mit dem Tagesabschluss fortgesetzt, bei [Ja] wird zuerst ein Monatsbeleg erstellt und es erscheint ein Auswahldialog für den Drucker.
 

Bis 15. eines Monats wird ein Beleg für den Vormonat erstellt, danach für den aktuellen Monat. Der Monatsbeleg für Dezember wird als Jahresbeleg bezeichnet, dieser muss - im Gegensatz zu den anderen Monatsbelegen - ausgedruckt und geprüft werden. Nach Ausdruck eines Jahresbeleges erscheint daher ein entsprechender Hinweis.
 

Ein Jahresbeleg kann - im Gegensatz zu Monatsbelegen - dann nicht erstellt werden, wenn die Signaturerstellungseinheit temporär oder permanent ausgefallen ist.

Werden nach Erstellung eines Monats-/Jahresbeleges für den abgeschlossenen Monat noch Geschäftsfälle erfasst (und nicht neuerlich ein Monats-/Jahresbeleg erstellt), erscheint nach Erfassung des ersten Beleges im neuen Monat beim Öffnen der Taramaske bzw. bei jedem Kundenende ein entsprechender Hinweis.
 

Achtung: Ab dem 4. eines Monats kann die Taramaske nicht mehr neu geöffnet werden bzw. ist ein Speichern von Geschäftsfällen nicht mehr möglich.
 

Bitte achten Sie daher darauf, dass Monats-/Jahresbelege spätestens bis 3. des Folgemonats erstellt werden.

Bei Tagesabschlüssen am Monatsanfang wird übrigens auch geprüft, ob ein Monats-/Jahresbeleg fällig ist (weil nach der letzten Erstellung eines Monats-/Jahresbeleges im alten Monat noch Geschäftsfälle erfasst wurden). Gegebenenfalls erscheint dann der auf Seite 5 oben dargestellte Dialog, allerdings mit etwas anderer Formulierung und mit einer [OK]-Schaltfläche statt [Ja] und [Nein]. Der Monats-/Jahresbeleg wird in diesem Fall zwingend erstellt.
 

6.   Zusätzliche Menüpunkte für die RKSV

Mittels 'Verkauf - RKSV' wird ein neues Untermenü geöffnet (im Notbetrieb steht nur 'Nullbeleg' zur Verfügung).
 

Ein Nullbeleg ist ein universeller Datentransporteur und Datenspeicher mit Gesamtbetrag "0". Durch Erstellung eines Nullbeleges kann die Funktionsfähigkeit der Sicherheitseinrichtung jederzeit überprüft werden. Außerdem werden Nullbelege dazu verwendet, bestimmte Zustände (z.B. Sicherheitseinrichtung temporär/permanent ausgefallen, Nacherfassung aktiv) zu beenden.

Monats-, Jahres-, Start-, Schluss- und Ausfall-Sammelbelege repräsentieren spezielle Ausprägungen eines Nullbelegs. Nullbelege werden generell als Geschäftsfall gespeichert und sind daher auch im Kassastreifen enthalten.

Die Erstellung von Monats- bzw. Jahresbelegen erfolgt in der Regel nach entsprechenden Hinweisen bei der Durchführung des Tagesabschlusses am Letzten oder Vorletzten eines Monats. Werden danach noch Geschäftsfälle im aktuellen Monat gespeichert, erscheint nach der Erfassung des ersten Geschäftsfalls im neuen Monat ein Hinweis, dass ein Monats- bzw. Jahresbeleg fällig ist.

Nullbelege sollen/müssen meistens ausgedruckt werden, nach deren Erstellung erscheint daher ein Auswahldialog
 

Nur bei Monatsbelegen führt ein Abbrechen an dieser Stelle dazu, dass nicht gedruckt wird. Belege, welche aufbewahrt werden müssen (Startbeleg, Jahresbelege, Schlussbeleg), sollten am Tagesprotokolldrucker ausgegeben werden. Beim Ausdruck von Start-, Jahres- und Schlussbelegen wird zusätzlich im Ordner 'avs\export\RKSV' für den jeweiligen Beleg eine PDF-Datei erzeugt.

Bei der Inbetriebnahme einer (neuen) Registrierkasse muss ein Startbeleg erstellt, ausgedruckt und geprüft werden.
 

Bei Außerbetriebnahme einer Registrierkasse muss ein Schlussbeleg erstell werden, aus Sicherheitsgründen ist dafür das Kennwort 'rksv2017' erforderlich. Eine Registrierkasse, die außer Betrieb genommen wurde, kann ohne Konfigurationsänderung im fiskaltrust-Portal nicht wieder in Betrieb genommen werden.

'Signierung nach Ausfällen' muss dann ausgeführt werden, wenn Belege existieren, welche nicht signiert werden konnten (ein entsprechender Hinweis erscheint bei Durchführung eines Tagesabschlusses; siehe 'Ausfallszenarien').

'Übersicht Sonderbelege' erlaubt das nachträgliche Drucken von Nullbelegen aller Ausprägungen, z.B. eines Jahresbeleges.
 

Bei Installationen ohne fiskaltrust-Sorglos-Paket muss gemäß RKSV vom Anwender zumindest vierteljährlich eine Sicherung des Datenerfassungsprotokolls (DEP) auf einem externen Datenträger erfolgen. Über den Menüpunkt 'Datenbereitstellung für Sicherung DEP' wird das gesamte DEP in den Ordner \avs\export\RKSV kopiert.
 

Der Menüpunkt 'Journal' ermöglicht die Darstellung bzw. den Export diverser fiskaltrust-Journaldaten bzw. von Statusinformationen zum fiskaltrust-Dienst und wird in der Regel ausschließlich von Softwarebetreuern genutzt werden.
 

7.   Ausfallszenarien

Es sind 3 grundlegend verschiedene Ausfallszenarien zu unterscheiden:

• Ausfall der Signaturerstellungseinheit (fiskaltrust-Dienst verfügbar)
• Ausfall fiskaltrust-Dienst
• Ausfall Registrierkasse (= Ausfall AVS)
  - funktionierender Notbetrieb vorhanden
  - kein funktionierender Notbetrieb vorhanden
   

Ausfall der Signaturerstellungseinheit
^{(rechtliche Grundlage § 17 Abs. 4 RKSV)}

Registrierkasse (= AVS) und fiskaltrust-Dienst sind verfügbar, die vom AVS gesendeten Signaturanfragen werden korrekt beantwortet, fiskaltrust kann jedoch nicht signieren - mögliche Ursachen:

• die Smartcard wurde entfernt oder ist defekt
• der Kartenleser ist defekt
• ein anderes Programm blockiert den USB-Port

Von fiskaltrust wird auch in diesem Zustand ein Signaturstring an das AVS übermittelt. Der Signaturstring (= QR-Code) enthält statt der Signatur den Text 'Sicherheitseinrichtung ausgefallen' (aufbereitet entsprechend der RKSV als 'Ersatzsignatur'). Zusätzlich wird auch der Text 'Sicherheitseinrichtung ausgefallen' zurückgeliefert. QR-Code und Text werden am Beleg ausgedruckt.
 

^{...............................................................}

Optisch fällt der zusätzliche Text, welcher auf einem Beleg mit QR-Code inklusive Signatur nicht aufscheint, kaum auf. Aus diesem Grund wird bei jedem Tara-Tagesabschluss der Status von fiskaltrust überprüft und gegebenenfalls eine Meldung angezeigt.
 

Dauert der Ausfall länger als 48 Stunden, wird von fiskaltrust automatisch eine FinanzOnline-Meldung über diesen Ausfall erstellt und bei der Prüfung beim Tagesabschluss eine geändert Meldung angezeigt.
 

Wenn das fiskaltrust-Sorglos-Paket oder einzelne FinanzOnline-Meldungen gebucht wurden, erfolgt die Übermittlung der Ausfallsmeldung automatisch. Anderenfalls muss der Kassenbetreiber (= der Inhaber der Apotheke) oder dessen Steuerberater die Meldung manuell in FinanzOnline durchführen.

Maßnahmen zur Fehlerbehebung (Anwender):

• Erstellung eines Nullbeleges (Menüpunkt 'Verkauf - RKSV - Nullbeleg')
• wenn der Ausfall nach Erstellung des Nullbeleges weiter besteht, Verständigung des Programmbetreuers

Maßnahmen zur Fehlerbehebung (Betreuer/Anwender)

• gegebenenfalls Programme, welche den USB-Port blockieren, schließen
• Neustart des fiskaltrust-Dienstes am Server
• USB-Stick durch den in der Apotheke vorhandenen Ersatz-Stick ersetzen, personalisieren, im fiskaltrust-Portal der bestehenden Cashbox zuweisen, die Konfiguration aktualisieren und den fiskaltrust-Dienst neu starten (bei jedem Neustart werden Konfigurationsänderungen automatisch aus dem Portal in den lokalen Dienst geladen)

Nach der Fehlerbehebung muss über 'Verkauf - RKSV' ein Nullbeleg erstellt werden, dieser beendet den Fehlerstatus der fiskaltrust-Sicherheitseinrichtung und liefert einen Ausfall-Sammelbeleg zurück (natürlich nur dann, wenn die Signaturerstellungseinheit tatsächlich wieder korrekt signiert).
 

Ausfall fiskaltrust-Dienst
^{(rechtliche Grundlage § 17 Abs. 5 RKSV)}

Die Registrierkasse (= das AVS) kann nicht mit fiskaltrust kommunizieren, d.h. Signaturanforderungen werden entweder mit einer Fehlermeldung oder innerhalb des Timeouts gar nicht beantwortet.

mögliche Ursachen:

• die im AVS bei den Betriebsdaten eingetragene URL ist nicht korrekt
• der fiskaltrust-Dienst hat nicht den Status 'Gestartet'
• der Server/Computer, auf dem der Dienst läuft, ist nicht erreichbar

Ein Ausfall des fiskaltrust-Dienstes bedeutet, dass kein Zugriff auf das RKSV-DEP erfolgen kann und somit das elektronische Aufzeichnungssystem ausgefallen ist. Vom AVS wird in diesem Zustand ein entsprechender Hinweis auf jeden Beleg gedruckt.
 

^{...............................................................}

In diesem Fall muss zusätzlich zum automatisch für den Kunden ausgedruckten Beleg eine Zweitschrift erstellt und aufbewahrt werden. Beim Öffnen der Taramaske bzw. bei offener Taramaske beim Speichern des nächsten Geschäftsfalls nach dem erstmaligen Auftreten des Ausfalls erscheint daher ein entsprechender Hinweis (ebenso beim Tagesabschluss)
 

Maßnahmen zur Fehlerbehebung (Anwender):

• Verständigung des Programmbetreuers

Maßnahmen zur Fehlerbehebung (Betreuer/Anwender)

• Überprüfung/Anpassung URL (Betriebsdaten Apotheke, Zugangsdaten)
• Neustart des fiskaltrust-Dienstes am Server
• eventuell Start des Dienstes im Testmodus durch Ausführen von test.cmd (im fiskaltrust-Ordner)

Nach der Fehlerbehebung muss der Menüpunkt 'Verkauf - RKSV - Signierung nach Ausfällen durchgeführt werden. Ein entsprechender Hinweis erscheint bei Durchführung eines Tagesabschlusses.
 

Liegt die älteste gescheiterte Signaturanforderung mehr als 3 Tage zurück, ist ein Tagesabschluss erst nach Ausführung von 'Signierung nach Ausfällen' wieder möglich.

Nach Aufruf des Menüpunktes 'Signierung nach Ausfällen' (mit Personalanmeldung, weil zuletzt ein Nullbeleg erstellt wird) werden die betroffenen Geschäftsfälle angezeigt.
 

Nach Klick auf die Ausführen-Schaltfläche (links oben) erscheint sicherheitshalber eine Rückfrage.
 

Mit [Ja] beginnt die Signierung der einzelnen Geschäftsfälle, am Ende wird automatisch ein Null-Beleg erstellt, dieser erzeugt einen Ausfall-Sammelbeleg, welcher ausgedruckt werden kann. Zum Schluss wird die Anzahl der verarbeiteten Belege angezeigt.
 

Ausfall Registrierkasse (= Ausfall AVS)
^{(rechtliche Grundlage § 17 Abs. 5 RKSV)}

Wenn ein funktionierender Notbetrieb vorhanden ist, werden die Geschäftsfälle mittels desselben erfasst und die Registrierkasse ist somit nicht ausgefallen. Ist eine Signierung im Notbetrieb nicht möglich, gelten nach Übernahme der Geschäftsfälle in den Normalbetrieb die Ausführungen unter 'Ausfall fiskaltrust-Dienst' (= die übernommenen nicht signierten Belege müssen über 'RKSV - Signierung nach Ausfällen' nachträglich signiert werden).

Wird im Notbetrieb mit einer Ersatzsignatur gearbeitet, greifen die unter 'Ausfall der Signaturerstellungseinheit' beschriebenen Regeln (dazu müssen die im Notbetrieb erfassten Geschäftsfälle nicht in den Normalbetrieb übernommen worden sein).

Existiert kein funktionierender Notbetrieb, muss die Registrierkasse als 'ausgefallen' eingestuft werden und die Situation wird wesentlich komplizierter:

§ 17 Abs. 5 RKSV: Bei jedem Ausfall einer Registrierkasse sind die Barumsätze auf anderen Registrierkassen zu erfassen. Sollte dies nicht möglich sein, sind die Barumsätze händisch zu erfassen und Zweitschriften der Belege aufzubewahren. Nach der Fehlerbehebung sind die Einzelumsätze anhand der aufbewahrten Zweitschriften nach zu erfassen und die Zweitschriften dieser Zahlungsbelege aufzubewahren (§ 132 BAO).

Die Einführung einer technischen Sicherheitseinrichtung gemäß RKSV bringt insofern eine Verschärfung bei der Belegerteilung, als bei Ausfall der Registrierkasse (= z.B. des Servers) die schon bisher verpflichtende händische Ausstellung eines Beleges nicht mehr ausreicht.

Sobald signiert wird, müssen diese händisch erstellten Belege nach Wiederherstellung der Funktionsfähigkeit der Registrierkasse (einzeln) manuell nacherfasst werden. Bei Nichteinhaltung dieser Regelung drohen Strafen von bis EUR 5.000,00 (pro Fall).

Die einzige Möglichkeit, eine händische Ausstellung von Belegen samt manueller Nacherfassung zu vermeiden, ist der im AVS vorgesehene lokale Notbetrieb.

Jede Apotheke sollte daher über einen funktionierenden Notbetrieb (wenn möglich auf mindestens 2 Arbeitsplätzen) verfügen.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass die Funktionsfähigkeit der lokalen Notbetriebe regelmäßig überprüft wird.
 

8.   Sicherung Datenbank SQLite

Wenn der fiskaltrust-Dienst am gleichen Server läuft wie der Applikationsserver, wird die von fiskaltrust verwendete Datenbank beim Erstellen des AVS-Dumpfiles auch gesichert (in den gleichen Ordner wie das AVS-Dumpfile).

Die Sicherung der SQLite-Datenbank erfolgt allerdings nur dann, wenn der Sicherungsjob zwischen 00:00 und 06:00 Uhr läuft. Außerhalb dieser Zeiten wäre eventuell eine anstehende Signierung gefährdet, weil die Datei während der Sicherung gesperrt ist. Nicht gesichert wird außerdem dann, wenn der Standardordner für den fiskaltrust-Dienst (%PROGRAMDATA%\fiskaltrust\service) durch Angabe des Parameters 'servicefolder' übersteuert wurde (wie das bei Servern mit Windows 2003 der Fall ist).

Eine manuelle Sicherung der von fiskaltrust verwendeten Datenbank kann auch über das im AVS-Ordner enthaltene Kommandozeilenprogramm 'sqlite3.exe' erfolgen.

Für eine Anzeige der Datenbankinhalte gibt es unter anderem ein Add-On 'SQLite Manager' für den Firefox-Browser.
 

9.   Einstellungen in den Betriebsdaten

Untere 'Betriebsdaten Apotheke' wurden im Karteireiter 'Zugangsdaten' entsprechende Felder für die Kommunikation mit dem fiskaltrust-Dienst hinzugefügt.
 

Sämtliche hier einzutragende Daten findet man im fiskaltrust-Portal. Änderungen sind aus Sicherheitsgründen nur nach Eingabe des Kennworts 'rksv2017' möglich.
 

10. interne Mandanteneinstellungen
       ^{(in der Einstellungsmaske nicht sichtbar)}

• CSD RKSV_CHARGEITEM_TYPE (Voreinstellung: 1)
  0: Belegpositionen an fiskaltrust übermitteln
  1: Summen pro Ust.-Satz an fiskaltrust übermitteln

• VK TA_RKSV_SIGNIERE_REZ_GEB (Voreinstellung: 1)
  0: Rezeptgebühren nicht signieren
  1: Rezeptgebühren (freiwillig) signieren

• VK TA_RKSV_SIGNIERE_LS (Voreinstellung: 1)
  0: Lieferscheine nicht signieren
  1: Lieferscheine (freiwillig) signieren

• VK TA_KTO_ZAHLUNG_RECHNUNG_1 (Voreinstellung 'leer')
  zusätzliches/alternatives Konto für Bezahlung offene Ausgangsrechnung (signierungspflichtiger Geschäftsfall)

Diese Mandanteneinstellungen wurden implementiert, um kurzfristig auf neue Erkenntnisse aufgrund der Erfahrungen mit der RKSV bzw. auf Neuauslegungen der einschlägigen Bestimmungen durch das BMF reagieren zu können. Änderungen dieser Einstellungen dürfen nur vom Apotheker-Verlag vorgenommen werden.
 

11. Aufbau/Inhalt Signaturstring

Scannt man den auf einem Kassabeleg ausgedruckten QR-Code, sieht man einen 'Signaturstring', der wie folgt aufgebaut ist:

_R1-AT1_Test3b_ftF7#147_2017-02-11T18:05:18_0,00_10,00_0,00_0,00_0,00_vf+i/OU=_5a218bed_WL8jKTS4dOQ=
_fFWf72DhFzhTm8aTznVIK1iz5Qy0FJfGdVVcFiL1PFls6lmpoq4GHOPbkfTUlps1sPn8UndPlxWAef9X7wFhNw==

*) <Satz Normal>_<Satz Ermässigt_1>_<Satz Ermässigt_2>_<Satz_Null>_<Satz_Besonders>

Ergänzende Information zum Umsatzzähler (= Summe der signierten Beträge):

Da im AVS freiwillig auch Rezeptgebühren signiert werden, enthält der Umsatzzähler der Sicherheitseinrichtung die Summe jener Werte, welche im AVS am Kassatagesprotokoll bzw. in der Tagesprotokollstatistik unter

Tagesumsatz (Privatums.+Rez.geb.)

sowie

Bezahlung offene Ausgangs-/Eingangsrechnung

ausgewiesen werden.
 

12. Signaturanfragen-/antworten

Signaturanfragen an bzw. die entsprechenden Antworten vom fiskaltrust-Dienst werden im Ordner %TEMP%\AVS gespeichert und sehen z.B. wie folgt aus (Geschäftsfall mit Rezept und Privatverkauf):

Request.XML (gekürzt):

Response.XML (Zeilenumbrüche in <Data> eingefügt):

13. Signierung von Belegen - Mustergeschäftsfälle
 

14. Vergleich Datenerfassungsprotokoll E131 AVS und fiskaltrust
 

Ein (zusätzliches) Datenerfassungsprotokoll E131 wird von fiskaltrust nur dann geführt, wenn das Sorglos-Paket gebucht wurde.
 

15. Überprüfungen Status Sicherheitseinrichtung
^{(Hinweis auf Ausfälle, Monats-, Jahresbeleg, anstehende Meldungen usw.)}

Prüfung durch Übermittlung Protokoll-Request an fiskaltrust und Auswertung Feld 'ftState' in der Antwort

Tagesabschluss
 

nachträgliche Signierung
 

Erstellung Jahresbeleg
 

Erstellung Statusbericht
 

Überprüfung Status des letzten Geschäftsfalles
^{(= Spalte 'state' aus Tabelle sit_rksv_rect_resp)}

Öffnen Taramaske
 

Kundenende Taramaske
 

Im Notbetrieb wird nur '0x0 (Dienst antwortet nicht)' überprüft.

Erstellung Jahresbeleg
 

Beim Tagesabschluss wird zusätzlich überprüft, ob gescheiterte Signaturanfragen vorhanden sind. Ist das der Fall, erscheint ein Hinweis, dass der Menüpunkt 'Verkauf - RKSV - Signierung nach Ausfällen' durchgeführt werden soll. Liegt die älteste gescheiterte Signaturanforderung mehr als 3 Tage zurück, ist ein Tagesabschluss erst wieder nach Ausführung dieses Menüpunktes möglich.
 

ANHANG - effiziente und korrekte Erfassung Barzahlungen für Ausgangsrechnungen

Gemäß Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht liegt eine Barzahlung auch dann vor, wenn der Unternehmer dem Leistungsempfänger eine Rechnung gemäß UStG 1994 mit Zahlungsanweisung (z.B. mittels Banküberweisung) übergibt, der Leistungsempfänger diesen Betrag aber dennoch beim Unternehmer vor Ort in bar bezahlt.

Sonstige Kassaeingänge resultierend aus der Barzahlung von Ausgangsrechnungen müssen daher im Gegensatz zu allen anderen sonstigen Kassaeingängen signiert werden. Im AVS werden sonstige Kassaeingänge nur dann signiert, wenn das Konto '99002000 Bezahlung offene Ausgang-/Eingangsrechnung' ausgewählt wurde.

Zwecks effizienter und korrekter Abwicklung solcher Geschäftsfälle wird folgende Vorgehensweise vorgeschlagen:

• Aktivierung der Mandanteneinstellung 'Rechnungsnummer als Strichcode drucken' (Karteireiter 'Rech.w. I')
   

• Rechnungen enthalten nun auch einen Strichcode mit der Rechnungsnummer
   

• bei Barzahlungen in der Taramaske in der Eingabezeile den Strichcode scannen, die Maske 'Tara - Ein-Ausgang' wird automatisch geöffnet (bereits mit den richtigen Werten vorbelegt)
   

• Klick auf [Übernehmen]
   

• nach Klick auf [OK] wird das Kundenende-Fenster aufgerufen, mit [Bar] (oder z.B. auch [Maestro]) wird der Geschäftsfall gespeichert und korrekt signiert