AVS - Erfassung/Abrechnung Gratis-Antigen-Tests (ab Vers. 1.7.9/270)

Kurzbeschreibung
 

Vorbereitende Maßnahmen
 

• keine
   

Abgabe an der Tara
 

• Öffnen des Dialogs 'Covid-19-Gratistests'  *)
  - Klick auf [e-card ELGA] oder [Strg+F8]
  - Auswahl [Durchführung Test in der Apotheke] oder [Abgabe Testkit für Selbsttest zu Hause]
• Durchführung VDAS-Abfrage *)
  - Stecken der e-Card des Patienten oder Eingabe/Zuordnung der SV-Nummer
  - Klick auf [VDAS] (erfolgt nach Bestätigung einer SV-Nummer mittels [Enter] automatisch)
• Prüfen der angezeigten Daten und Übernahme in den Geschäftsfall
  - Klick auf die Übernehmen-Schaltfläche
  - Ersatzrezept wird bei nicht eindeutigem oder ungültigem VDAS-Ergebnis gedruckt
  - Test-Bescheinigung wird optional gedruckt
  - Rezeptkopf und Position(en) werden im Geschäftsfall automatisch angelegt
• Abschluss Geschäftsfall
  - gegebenenfalls gedrucktes Ersatzrezept zu den anderen Rezepten der jeweiligen Krankenkasse legen

*) bei Selbsttests ('Wohnzimmertests')  alternativ Übernahme aus der Rezeptliste der e-Medikation (Dialog 'Covid-19-Gratistests' wird geöffnet und VDAS-Prüfung automatisch durchgeführt)

Rezeptabrechnung
 

• ausgedruckte Ersatzrezepte ohne zuordenbares VDAS-Ergebnis wie 'normale' Papierrezepte mittels Scannen des Strichcodes einer Krankenkasse zuweisen
• sämtliche Ersatzrezepte mit zuordenbarem VDAS-Ergebnis am Monatsende über die Schaltfläche [C-19] mit 1 Klick der jeweiligen Krankenkasse zuordnen
  (Ersatzbelege werden dazu nicht benötigt, Näheres siehe Rezeptabrechnung - Detailinformationen)
• Ersatzbelege/Ersatzrezepte für Covid-19-Gratistests generell nicht an die Gehaltskasse übermitteln
   

• Belege wie der abgebildete werden ab Version 1.7.9/270 in der Regel gar nicht mehr gedruckt, weil das VDAS-Ergebnis gültig und eindeutig ist
• auch vor dem Update auf 1.7.9/270 gedruckte Ersatzrezepte können in der Abrechnung 03/2021 beleglos verarbeitet werden

Abgabe an der Tara - Detailinformationen

Screenshots
 

• neue Schaltflächen für Covid-19-Gratistests im Dialog e-card-Services und neuer Dialog für Erstellung/Übernahme Ersatzrezept
   

• Geschäftsfall (Durchführung Test in der Apotheke)
   

• Geschäftsfall (Abgabe Testkit für Selbsttest zu Hause)
   

• alternativ zum initialen Klick auf [e-card ELGA] bzw. zu [Strg+F8]: Auswahl Sonderpharmanummern aus Trefferliste (Suchbegriff 'Gratis')
  Anstelle von Suchbegriff und Trefferliste kann man auch selbst erstellte EAN-Codes scannen.
   

Anmerkungen zu Deckungsbeitrag und Lagerstandsführung

Um für die Covid-19-Gratistests einen möglichst realistischen Deckungsbeitrag ermitteln zu können, wurden mit dem Update 1.7.9/272 die Listen-Einkaufspreise bei den betroffenen 3 Sonderpharmanummern angepasst und die Deckungsbeiträge rückwirkend neu berechnet.

Die Einkaufspreise wurden nur dann geändert, wenn diese bisher leer waren. Sie können jederzeit andere Einkaufspreise erfassen und die Deckungsbeiträge über den Menüpunkt 'Verkauf - Optionen - Korrektur DB Covid-19-Tests'  rückwirkend berichtigen.

Wenn Sie die oben angegebenen Einkaufspreise ändern wollen, gehen Sie bitte vorsichtig vor. Erfassen Sie möglichst keine Sonderpreise (jedenfalls keinen Sonder-KP) und überschreiben Sie keinesfalls den Listen-KP. Rezepte für Covid-19-Tests mit falschem Taxbetrag werden von den Krankenkassen retaxiert bzw. wird bei Abweichungen von den vorgegebenen Kassenpreisen möglicherweise die gesamte Abrechnung von der Gehaltskasse zurückgewiesen.

Falls Sie für die Tests (selbst angelegte) Artikel mit Lagerstandsführung verwenden, setzen Sie den AEP bei den Sonderpharmanummern auf 0,00. Den verwendeten Test erfassen Sie zusätzlich nach dem Rezept als Privatposition und setzen den Verkaufspreis mittels [Strg+O] auf 0,00.

Damit werden Lagerstand und Deckungsbeitrag reduziert.

Prüfungen im Dialog 'Covid-19-Test'

Bei in der Apotheke durchgeführten Tests wird geprüft, ob es für die gleiche SV-Nummer am gleichen Tag in der eigenen Apotheke bereits einen Test gibt. Ist das Fall, erscheint ein entsprechender Hinweis.
 

Wenn aufgrund der Mandanteneinstellungen (gegebenenfalls in Verbindung mit dem VDAS-Ergebnis) weder ein Ersatzrezept noch eine Testbescheinigung gedruckt wird, ist die Schalt-fläche [markiertes Rezept noch einmal drucken] deaktiviert.

Bei Selbsttests wird immer geprüft, ob eine offene Verordnung in der e-Medikation vorhanden ist. Ist das nicht der Fall, erscheint seit dem 15.03.2021 ein entsprechender Hinweis. Zusätzlich wird bei fehlender offener Verordnung überprüft, ob es für die gleiche SV-Nummer bereits Ersatzrezepte im gleichen Monat in der eigenen Apotheke gibt.
 

Sowohl für in der Apotheke durchgeführte Tests als auch bei Selbsttests gilt, dass pro SV-Nummer jeweils nur 1 Ersatzrezept im aktuellen Geschäftsfall vorhanden sein darf.
 

Die Kombination Ersatzrezept für Test in der Apotheke und Ersatzrezept für Selbsttests mit der gleichen SV-Nummer ist zulässig.

Nur bei Selbsttests erscheint beim Klick auf die Übernehmen-Schaltfläche bei fehlender offener Verordnung in der e-Medikation (das erkennt man übrigens auch am leeren Datenfeld 'eMED-ID') folgende Frage:
 

Abgabe von Selbsttests in Verbindung mit der e-Medikation

Offene Verordnungen für Selbsttests scheinen in der Rezeptliste der e-Medikation auf.
 

Ein Ausdruck von Ersatzrezepten für diese Verordnungen ist an dieser Stelle nicht möglich. Ein Klick auf die Übernehmen-Schaltfläche schließt die Rezeptliste und öffnet automatisch den Dialog 'Covid-19-Tests'. Die SV-Nummer wird aus der Rezeptliste übergeben und die VDAS-Prüfung automatisch durchgeführt. Die weitere Verarbeitung erfolgt dann wie ab Seite 2 beschrieben.

Um bei der Erfassung der Geschäftsfälle für Covid-19-Selbsttest irrtümliche Verwechslungen mit in der Apotheke durchgeführten Tests zu vermeiden, wird empfohlen, die Abgabe von Selbsttests über die Rezeptliste abzuwickeln.

Storniert man einen Geschäftsfall, der einen Covid-19-Selbsttest enthält, wird die entsprechende Verordnung in der e-Medikation automatisch wieder auf 'offen' gesetzt (sofern seit der Abgabe nicht mehr als 2 Stunden vergangen sind).

Bei Selbsttests wird immer automatisch versucht, eine Verbindung zur e-Medikation herzustellen. Eine offene Verordnung für die angegebene SV-Nummer ist optisch daran erkennbar, dass das Datenfeld 'eMED-ID' befüllt ist.
 

Bei der Übernahme der Daten in den Geschäftsfall wird auch die eMED-ID übergeben und es wird eine Verknüpfung zwischen der Verordnung (diese wurde als magistrale Zubereitung hinterlegt) und der abzurechnenden Sonderpharmanummer 9031019 hergestellt.

Beim Speichern des Geschäftsfalls wird automatisch eine Abgabe in der e-Medikation gespeichert und die offene Verordnung damit auf 'eingelöst' gesetzt.

Somit ist apothekenübergreifend sichergestellt, dass pro Monat und SV-Nummer immer nur 1 Packung mit 5 Selbsttests abgegeben wird.

Ist in der e-Medikation keine offene Verordnung vorhanden, erscheint seit dem 15.03.2021 die auf Seite 5 dargestellte Frage. In begründeten Einzelfällen (z.B. Ausfall der e-Medikation) kann eine Abgabe also auch ohne offene Verordnung in der e-Medikation erfolgen. Bitte beachten Sie aber, dass das Risiko für daraus eventuell resultierende Retaxierungen bei der Apotheke liegt.

Private Verrechnung von Covid-19-Tests

Lt. Kammerinfo 21/2021 hat sich die UNIQA-Versicherung bereit erklärt, für ihre Versicherten ("Opting out") die Kosten für den Covid-19-Antigentest in öffentlichen Apotheken bis vorläufig 31.03.2021 zu übernehmen. Dabei sind die Kosten für die Testung durch die Versicherten zunächst selbst zu tragen.

Durch Aktivierung des Kontrollkästchens 'Privat' wird das Eingabefeld für die SV-Nummer deaktiviert und es werden keine weiteren Prüfungen durchgeführt. Bei Übernahme der Daten werden im Geschäftsfall an Stelle eines Rezeptes Privatpositionen erzeugt, wobei die gleichen Preise in Rechnung gestellt werden wie für die Krankenversicherungsträger (also derzeit EUR 25,00 für Test in der Apotheke und EUR 10,00 für Selbsttests). Covid-19-Tests sind derzeit von der Umsatzsteuer befreit (gilt aus verrechnungstechnischen Gründen nicht für die Rezeptabrechnung).

Eingabehilfe über CSV-Datei

Falls die Daten für die Tests in der Apotheke zuerst im Webtool des Bundes erfasst werden und die Geschäftsfallerfassung im AVS nachträglich erfolgt, besteht die Möglichkeit, eine im Webtool des Bundes exportierte CSV-Datei als Eingabehilfe zu verwenden. Die Datei enthält 2 Spalten: Datum (bzw. Zeitpunkt) und SV-Nummer

Mit Klick auf die Schaltfläche [CSV] wählen Sie die entsprechende Datei aus, die Farbe der Beschriftung der Schaltfläche wechselt von schwarz auf blau.
 

Mittels Doppelklick im Eingabefeld 'SV-Nummer' übernehmen Sie nun die erste SV-Nummer  aus dieser Datei, die weitere Verarbeitung erfolgt genauso wie nach der manuellen Eingabe einer SV-Nummer.

Sollten Sie irrtümlich eine bereits verarbeitete Datei noch einmal auswählen, erhalten Sie bei jedem Doppelklick einen entsprechenden Hinweis.
 

Eine neuerliche Übernahme ist dann erforderlich, wenn es z.B. nach der erstmaligen Übernahme vor dem Speichern des Geschäftsfalls zu einem Stromausfall kam.

Nach der Übernahme der Daten in den Geschäftsfall können Sie diesen abschließen oder mittels [Strg+F8] in das Fenster 'Covid-19-Tests' zurückkehren, um mittels Doppelklick die nächste SV-Nummer aus der Datei zu übernehmen.

Es wird empfohlen, nicht mehr als 50 Tests in einem Geschäftsfall zu erfassen.

Falls in einem Geschäftsfall die Tests für mehrere SV-Nummern erfasst werden, ist es sinnvoll, einen eigenen Kunden (z.B. COVID-19-TESTS) anzulegen und am Beginn der Geschäftsfallerfassung zuzuordnen, damit nachfolgend alle Hinweise auf eine mögliche Kundenzuordnung auf Basis der im Geschäftsfall vorhandenen SV-Nummern unterdrückt werden.

Rezeptabrechnung - Detailinformationen

Allgemeines

Auf Wunsch der Krankenkassen soll die Abrechnung von Ersatzrezepten für Covid-19-Tests möglichst blockweise erfolgen.

Der Großteil der Ersatzrezepte für Covid-19-Tests kann unmittelbar vor dem Monatsabschluss auf Basis eines gültigen und eindeutigen VDAS-Ergebnisses mit wenigen Klicks der jeweiligen Krankenkasse zugewiesen werden. Diese Vorgehensweise schließt auch jene Rezepte ein, welche vor dem Update auf Version 1.7.9/270 erstellt und ausgedruckt wurden. Ab Version 1.7.9/270 werden solche Belege in der Regel gar nicht mehr gedruckt.

Im Dialog 'Taxierung/Rechnungslegung' finden Sie rechts unten eine neue Schaltfläche [C-19], mit der sämtliche Ersatzrezepte für Covid-19-Tests für die jeweilige Krankenkasse selektiert werden können.

Ersatzrezepte für Selbsttests (Taxbetrag 10,00) werden nur dann berücksichtigt, wenn das Abgabedatum größer oder gleich 15.03.2021 ist.

Klick auf [alle Rezepte zuordnen] übernimmt sämtliche Einträge in die Konsignationsliste der jeweiligen Krankenkasse. Übrig bleiben Rezepte mit falschen oder fehlenden Positionen bzw. mit Positionen mit Packungsanzahl ungleich 1. Diese Rezepte können mittels der Übernehmen-Schaltfläche einzeln bearbeitet und gespeichert werden.

Die Schaltfläche [C-19] kann für folgende Kassen verwendet werden: OEGK, SVSGW, SVSLW, BVAEB-OEB, BVAEB-EB, KFAWIEN, KFGRAZ, KFASALZBURG, KFAVILLACH

Die Schaltfläche [Übersicht] ermöglicht einen schnellen Überblick, wie viele offene Rezepte (vor allem für Covid-19-Tests) vorhanden sind.
 

Im oben dargestellten Beispiel erkennt man, dass insgesamt 1.877 Rezepte für Covid-19-Tests über die Schaltfläche [C-19] der entsprechenden Krankenkasse zugeordnet werden können. Welche Kassen das konkret betrifft, kann man der Tabelle entnehmen.

Bei 24 (1.901minus 1.877) Ersatzrezepten für Covid-19-Tests ist kein zuordenbares VDAS-Ergebnis vorhanden.

Bei nicht eindeutigem oder ungültigem VDAS-Ergebnis werden Ersatzrezepte auch bei Einstellung 'Druck abhängig vom VDAS-Ergebnis' gedruckt. Diese Ersatzbelege werden - wie normale Papierrezepte - durch Scannen des Rezeptnummern-Barcodes der jeweiligen Krankenkasse zugewiesen.

Ist gar kein VDAS-Ergebnis vorhanden, können Sie - wie bei Pandemierezepten - alternativ die bereits seit März 2020 vorhandene Schaltfläche mit dem ELGA-Symbol nutzen.

Aktivieren Sie dazu das neue Kontrollkästchen 'Rezepte für Covid-19-Test auch berücksichtigen'.
 

Nach einem Klick auf die Übernehmen-Schaltfläche gehen Sie genauso vor wie bei Pandemierezepten. Ersatzrezepte für Covid-19-Tests mit zuordenbarem VDAS-Ergebnis sollten allerdings nicht einzeln übernommen, sondern wie auf Seite 8 beschrieben am Monatsende über [C-19] mit 1 Klick zugeordnet werden.
 

Ersatzrezepte für Covid-19-Tests erkennt man an der blauen Einfärbung. Eine fehlende VDAS-Prüfung kann durch Klick auf [VDAS] nachträglich durchgeführt werden.

Bei Versicherten der oberösterreichischen Kranken- und Unfallfürsorgen wird bei VDAS-Prüfungen generell 'Der Patient hat keinen gültigen KV-Anspruch' retourniert. Rezepte für Tests in der Apotheke können in diesem Fall nur durch Scannen des ausgedruckten und händisch ergänzten Ersatzrezeptes abgerechnet werden. Eine kostenlose Abgabe von Selbsttests auf Rechnung der OÖ Kranken- und Unfallfürsorgen ist mangels entsprechender e-Medikations-Verordnungen derzeit nicht vorgesehen.  Die Versicherten können jedoch die Selbsttests privat bezahlen und die Rechnung zur Refundierung des Gesamtbetrags von derzeit EUR 10,00 bei Ihrer Krankenfürsorge einreichen. Die Erfassung der Selbsttests erfolgt in diesem Fall mittels Aktivierung des Kontrollkästchens 'Privat' wie auf Seite 6 beschrieben.

Covid-19-Selbsttests für Versicherte der Tiroler Kranken- und Unfallfürsorgen werden über die jeweilige Landesstelle der ÖGK abgerechnet. Enthält das VDAS-Ergebnis KUFTGEM, KUFTIROL oder KUFTLEHRER, wird vom AVS automatisch 'Abrechnung über OEGK' hinzugefügt, die weitere Verarbeitung erfolgt dann genauso wie bei Ersatzrezepten für Versicherte der ÖGK. Die Durchführung von kostenlosen Tests in der Apotheke auf Rechnung der Tiroler Kranken- und Unfallfürsorgen ist derzeit nicht vorgesehen.

Beachten Sie bitte, dass Ersatzrezepte für Covid-19-Tests generell nicht an die Gehaltskasse übermittelt werden sollen.

Sonderregelung für Selbsttests

Sämtliche Ersatzrezepte für Selbsttests mit Abgabedatum kleiner 15.3.2021 müssen über ein von der Gehaltskasse bereitgestelltes Formular pauschal abgerechnet werden. Solche Rezepte können daher im Fenster 'Taxierung/Rechnungslegung' nicht gespeichert werden!

Vor dem 15.03.2021 erzeugte offene Ersatzrezepte für Selbsttests wurden am 16.3.2021 mit dem Update 1.7.9/271 automatisch auf 'abgelaufen' gesetzt.

Allenfalls in der Abrechnung 03/2021 bereits zugeordnete Rezepte für Selbsttests mit Abgabedatum kleiner 15.03.2021 müssen vor dem Monatsabschluss wieder aus der Rezeptabrechnung entfernt werden (eine kurze Anleitung finden Sie unter Ersatzrezepte mit Abgabedatum vor dem 15.03.2021).

Überprüfung der Daten

Rezepte mit falschen oder fehlenden Positionen bzw. mit Positionen mit Packungsanzahl ungleich 1 verursachen beim Speichern eine Fehlermeldung und müssen daher entweder korrigiert oder verworfen werden. Somit ist sichergestellt, dass ab Version 1.7.9/270 nur mehr formal korrekte Ersatzrezepte zur Abrechnung gelangen.

Zusätzlich wird beim Erstellen der Abrechnungsdatei geprüft, ob vor dem Update auf 1.7.9/270 fehlerhafte Rezepte für Covid-19-Tests in die Abrechung 03/2021 aufgenommen wurden. Ist das der Fall, wird die weitere Verarbeitung abgebrochen und die Abrechnungsdatei nicht erstellt. Die betroffenen Rezepte werden in einer Log-Datei protokolliert und der Dateiname in einer Fehlermeldung angezeigt.

Die Log-Datei enthält:

Abrechnungsperiode, Krankenkassen, Versichertengruppe, lfd. Nr., Rezeptnummer
und sieht z.B. wie folgt aus:

  202103,3018,00,9,503560101357
  202103,3018,00,10,503560101432

Die betroffenen Rezepte müssen entweder korrigiert oder aus der Abrechnung entfernt werden. Im oben angeführten Beispiel wären das die Rezepte Nr. 9 und 10 für die Krankenkasse 3018, Versichertengruppe 00.

Jedes Ersatzrezept für einen in der Apotheke durchgeführten Covid-19-Test erzeugt in der Abrechnungsdatei 4 Einträge, bei Selbsttests sind es 3. Die Anzahl der Einträge pro Abrechnung ist mit 99999 begrenzt. Sollte eine Abrechnung aufgrund einer sehr hohen Anzahl von Ersatzrezepten für Covid-19-Tests mehr als 99999 Einträge umfassen, wird der interne Zeilenzähler nach der Zeile 99999 wieder auf 0 zurückgesetzt.

Covid-19-Gratistests im Notbetrieb

Im Notbetrieb können aufgrund technischer Beschränkungen keine Geschäftsfälle für Covid-19-Gratistests erstellt werden. Es werden generell Ersatzbelege mit Überschrift 'Notbetrieb' gedruckt, welche im Normalbetrieb nachträglich manuell erfasst werden müssen.

Mandanteneinstellungen für Ersatzrezept und Bescheinigung

Karteireiter 'Tara 1', Schaltfläche [Ersatzrezept]
 

Erklärung zur Einstellung 'abhängig von VDAS' (Klick auf [?]):
 

optionaler Ausdruck Bescheinigung über Testergebnis
 

Ersatzrezepte für Covid-19-Selbsttestkits mit Abgabedatum vor dem 15.03.2021

Ermittlung dieser Rezepte

Aufruf Menüpunkt 'Rezeptabrechung - Optionen - Covid-19-Selbsttestkits vor 15.03.2021'
 

Sollten in diesem Fenster keine Rezepte dargestellt werden, müssen Sie nichts weiter tun.

Entfernen dieser Rezepte aus der Konsignationsliste
 

• Aufruf Menüpunkt 'Rezeptabrechnung - Taxierung/Rechungslegung' und Angabe der jeweiligen Krankenkasse und Versichertengruppe (im oben angeführten Beispiel wäre das '3018' und '00')
•   Klick auf die Funktionen-Schaltfäche oder Betätigung von [F7] und Auswahl des Menüpunktes 'Rezepte für Covid-19-Selbsttestkits entfernen'
   

• Klick auf [Ja]

Nur beim Monatsabschluss 03/2021 wird vor der Erstellung der Abrechnungsdatei eine Information wie folgt angezeigt:
 

Bitte beachten Sie, dass die angezeigte Anzahl häufig nicht der Gesamtanzahl der mit der Gehaltskasse per Formular pauschal abzurechnenden Selbsttests ('Wohnzimmertests') entsprechen wird. Die Zahl 336 im Beispiel oben bedeutet lediglich, dass im Zeitraum 1.3.2021 bis 14.3.2021 336 Ersatzrezepte für Covid-19-Selbsttests im AVS erzeugt wurden.

Für die pauschale Abrechnung gelten jedenfalls die von Kammer und Gehaltskasse kommunizierten Regeln.

nachträglicher Ausdruck von Ersatzrezepten für Covid-19-Tests

Über den neuen Menüpunkt 'Rezeptabrechnung - Optionen - Druck Ersatzrezepte Covid-19-Tests' können fehlende Ersatzbelege nachträglich ausgedruckt werden.
 

Relevant ist das vor allem für Apotheken mit Rezeptabrechnung außer Haus sowie für Filialapotheken.

Mit dem Update 1.7.9/270 wurde die neue Einstellung für den Druck von Ersatzrezepten initial auf 'abhängig von VDAS' gesetzt. In der Folge wurden dementsprechend Ersatzbelege nur mehr bei nicht zuordenbarem VDAS-Ergebnis gedruckt.

In den betroffenen Apotheken fehlen daher Ersatzrezepte mit zuordenbarem VDAS-Ergebnis seit dem Einspielen des Updates 1.7.9/270 (im Beispiel oben 05.03.2021 01:03:05) bis zu jenem Zeitpunkt, als die Druckeinstellung auf 'Ja' gesetzt wurde (das entspricht meistens dem letzten Speichern der  Druckeinstellung, im Beispiel oben 05.03.2021 08:23:27).

Falls der oben dargestellte Screenshot aus einer Apotheke mit Rezeptabrechnung außer Haus oder aus einer Filialapotheke stammt, müssten alle Rezepte mit zuordenbarem VDAS-Ergebnis für den Zeitraum 05.03.2021 01:03 Uhr bis ca. 05.03.2021 08:25 Uhr gedruckt werden.

Bei Abrechnung außer Haus werden die Ersatzbelege auch in Zukunft generell benötigt.

In Filialen kann hingegen die Druckeinstellung nach dem Update wieder auf 'abhängig von VDAS' gesetzt werden, weil ab der Version 1.7.9/272 auch das VDAS-Ergebnis von der Filiale exportiert und in der Stammapotheke importiert wird. Voraussetzung dafür ist, dass der Import in der Stammapotheke auch mit Version 1.7.9/272 oder höher erfolgt.

Ersatzrezepte der Filiale, welche ab Version 1.7.9/272 ex- und importiert wurden, können in der Stammapotheke über die Schaltfläche [C-19] abgerechnet werden (wie im Punkt Rezeptabrechnung - Detailinformationen beschrieben).