AVS - ePharmGH Datenaustausch Apotheke/Pharmagroßhandel (1.6.6)

1.  Allgemeines

Die Lösung 'ePharmGH' zur Datenübertragung zwischen Apotheken und Pharmagroßhandel über das Internet wurde von der 'DATACARE Datenpflege des Pharmagroßhandels GmbH' im Auftrag der 'Arge Pharmazeutika' (Arbeitsgemeinschaft des pharmazeutischen Großhandels) entwickelt und stellt die logische Weiterentwicklung des davor für Jahrzehnte verwendeten ARGE-Protokolls zur seriellen Datenfernübertragung dar.

Aktuelle Informationen zum Internet-Datenaustausch 'ePharmGH' werden über die Internet-Seite 'www.datacare.at' zur Verfügung gestellt. Unter dem Menüpunkt 'ePharmGH' kann unter anderem eine Liste der berechtigten Software-Anbieter sowie eine Liste der am Datenaustausch  beteiligten Pharmagroßhändler abgerufen werden.
 

Die Version 2.1 von 'ePharmGH' ermöglicht die Übermittlung der Bestelldaten, die Anforderung von Verfügbarkeits- und Detailinformationen zu Artikeln ('Artikelanfrage') sowie die Sofortbestellung über das Internet. Dabei wird eine sichere Verbindung (HTTPS) verwendet, die zu übermittelnden Daten werden im XML-Format übergeben. Aufgrund dieser Technologie konnte die Kommunikation z.B. bei der Bestellübermittlung zur früheren Modembestellung deutlich beschleunigt werden. Auch die Antwortzeiten für den Empfang sämtlicher Rückmeldungen für den Auftrag sind wesentlich kürzer. Die übermittelten XML-Files werden im Ordner [LW]:\AVS\PROT abgelegt, Files die älter als 30 Tage sind, werden automatisch gelöscht. Protokolldateien werden übrigens auch dann angelegt, wenn keine korrekte Kommunikation zustande kam (z.B. aufgrund von HTTP-Fehlern oder weil ein Timeout eingetreten ist).
 

2.  Voraussetzungen/Einstellungen

Voraussetzung für den Einsatz von 'ePharmGH' ist, dass bei den Lieferantenstammdaten die Übertragungsart 'Internet (ePharmGH)' aktiviert ist und die entsprechenden Zugangsdaten eingetragen sind. Die Zugangsdaten erhalten Sie direkt vom jeweiligen Großhändler.

Bei den Lieferantenstammdaten ist außerdem einstellbar, ob ein Lieferant bei der Artikelanfrage verwendet werden soll (ein grauer Haken bedeutet, dass der Lieferant zwar im Artikelanfragefenster aufscheint, die Anfrage an ihn aber erst nach Aktivierung einer Checkbox erfolgt). Wenn Sie für einen Großhändler mehrere getrennte Lieferanteneinträge angelegt haben, sollte die Checkbox 'für Artikelanfrage verwenden' nur bei einem davon aktiviert werden.
 

Über 'Rechnung' legen Sie die Rechnungsart fest, die beim Senden von Aufträgen dieses Lieferanten verwendet wird (z.B. Naturalrabatt-Abruf). Ist die Combobox leer (das ist auch die Voreinstellung), wird der Auftrag in der mit dem Großhandel vereinbarten Standardform fakturiert (z.B. Monats- oder Quartalsrechnung).

Mittels [Bestellkennz.] können Sie Bestellkennzeichen für Automatenartikel und Abholer festlegen, damit diese getrennt geliefert werden. Bevor Sie entsprechende Werte definieren, sollten Sie mit Ihrem Großhändler klären, ob und in welcher Form diese Option angeboten wird.
 

Außerdem sind die beim Empfang der Antworten des Großhandels verwendeten Timeouts über den gleichnamigen Button lieferantenspezifisch einstellbar, in der Regel sollten jedoch die global gültigen Werte passen (siehe Punkt '6. Diverses').

Sobald sämtliche Einstellungen vorgenommen wurden, können Sie über den Button [Testen] überprüfen, ob eine Verbindung zum Großhändler aufgebaut werden kann. Sie erhalten entweder eine positive Antwort oder eine Fehlermeldung mit Hinweisen auf mögliche Fehlerquellen.
 

3.  Datenaustausch

Bei Großhändlern mit aktivierter Übertragungsart 'Internet (ePharmGH)' wird beim Senden von Bestellaufträgen ein entsprechendes Fenster geöffnet. Im oberen Teil können bestimmte Sendeoptionen (unter anderem  auch die Art der Rechnung, z. B. 'Einzelrechnung' oder 'Naturalrabatt-Abruf') geändert werden. Darunter werden die wichtigsten Kopfdaten des zu sendenden Auftrages angezeigt, über Checkboxen können die Optionen 'Rücksendung' und 'Rückruf' aktiviert werden (aufgrund der unten beschriebenen erweiterten elektronischen Möglichkeiten bei Defektmeldungen wird in vielen Fällen kein Rückruf mehr notwendig sein).
 

Für die Bestellübermittlung steht der Button [Senden] zur Verfügung, mit dem der ePharmGH- Datenaustausch gestartet wird. Vor der ersten Übermittlung einer Bestellung per 'ePharmGH' werden die vertraglich vereinbarten Nutzungsbedingungen angezeigt. Erst wenn diese akzeptiert wurden, wird der Sendevorgang ausgelöst, anderenfalls erfolgt ein Abbruch. Wird vor der ersten Bestellübermittlung eine Artikelauskunft (siehe unten) eingeholt, müssen die Nutzungsbedingungen bereits vor Durchführung der Artikelauskunft bestätigt werden.

Abhängig vom Großhändler sind bei der Datenübermittlung bestimmte Sicherheitszertifkate erforderlich. Sollten diese nicht vorhanden sein, scheitert die Datenübertragung aus diesem Grund und es erfolgt ein entsprechender Hinweis. Benötigte Sicherheitszertifikate können unter 'Hilfe - Anleitungen im Web' heruntergeladen, am Server gespeichert und auf den betroffenen Arbeitsplätzen durch Doppelklick installiert werden.
 

Die Installation erfolgt mit den Vorschlagswerten, Sie klicken daher auf [Zertifikat installieren] und bestätigen alle weiteren Dialoge mit [Weiter].
 

Bei 'ePharmGH' werden sämtliche Daten eines Auftrages in Form eines XML-Dokuments auf einmal übermittelt. Dieser Vorgang dauert auch bei Aufträgen mit sehr vielen Positionen nur Bruchteile einer Sekunde. Die Antwort des Großhandels (ebenfalls ein XML-Dokument) enthält sämtliche Rückmeldungen für den Auftrag, die wie bisher im Folder 'Sendeprotokoll' angezeigt werden und für die erweiterte Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen.
 

Bei Defektmeldungen mit dem Info-Code

kann die Fehlmenge über den Button [Besorgen] neuerlich bestellt werden, dieses Mal allerdings mit dem (internen) Kennzeichen 'Nachlieferung akzeptieren'. Wenn der Großhandel elektronisch antwortet, dass die bestellten Artikel nachgeliefert werden, erfolgt eine Kennzeichnung  der betroffenen Protokolleinträge als 'erledigt' und die bestätigten Bestellmengen werden automatisch in 'Wafo' verschoben.

Dabei ist zu beachten, dass die Dauer für die Nachlieferung kein Kriterium ist, d.h. es wird sowohl aus einer anderen Betriebsstätte (kurzfristig) nachgeliefert als auch z.B. beim Erzeuger besorgt bzw. auf die nächste Lieferung des Herstellers gewartet. Details dazu entnehmen Sie dem jeweiligen Protokoll-eintrag in 'Wafo'. Dieser kann z.B. auch einen voraussichtlichen Liefertermin ('lieferbar ab') enthalten.

Kommt vom Großhandel eine negative Antwort, bleiben die betroffenen Protokolleinträge unverändert und können manuell bearbeitet werden (z.B. in einen Auftrag eines anderen Lieferanten verschoben werden).

Enthält ein Bestellauftrag mehrere Defektmeldungen, können diese - wie unter Windows üblich - nach entsprechender Markierung (z.B. der 3., 5. und 6. Zeile) gemeinsam mit [Besorgen] angefordert werden (genauso kann man übrigens auch beim Verschieben mehrerer Positionen vorgehen). Durch die elektronische Reaktion auf Defektmeldungen entfällt in vielen Fällen die Notwendigkeit telefonischer Kontaktaufnahme. Aus diesem Grund enthält jede Defektmeldung auch einen Zusatz, ob bzw. wann geliefert wird ('Menge wird geliefert', 'Menge wird nachgeliefert', 'Menge wird NICHT geliefert').

Bei Fehlmengen mit Info-Code

ist eine elektronische Anforderung von 'Besorgen' nicht sinnvoll (bzw. in einigen Fällen gar nicht möglich) und wird daher generell nicht durchgeführt (eine Markierung solcher Positionen wird bei Betätigung von [Besorgen] wieder aufgehoben). Eine Meldung weist darauf hin und der Status solcher Positionen muss eventuell telefonisch mit dem Großhandel geklärt werden.
 

Neben der einfacheren und schnelleren Datenübermittlung, den umfangreicheren Rückmeldungen und der sofortigen Reaktionsmöglichkeit auf Defektmeldungen bietet 'ePharmGH' noch weitere Vorteile. So werden z.B. Artikel mit eigenen Pharmazentralnummern vom Großhandel korrekt erkannt, wenn diesen Artikeln der auf der Packung aufgedruckte Strichcode zugeordnet ist (in diesem Fall wird statt der Pharmazentralnummer der Strichcode gesendet). Das (irrtümlich) mehrfache Senden des gleichen Auftrages ist auch kein Problem mehr, weil jeder Bestellauftrag nur einmal akzeptiert wird (die Rückmeldungen werden aber bei neuerlicher Übermittlung noch einmal zurück geschickt).
 

4.  Artikelanfrage  

Jene Erweiterung, welche die Arbeitsabläufe in der Apotheke vermutlich am stärksten beeinflusst, ist die 'Artikelanfrage'. In den Fenstern 'Tara - Abholen', 'Bestellen', 'Trefferliste Produkte', 'Artikel - Detailinformationen', 'Artikel (Stammdaten)' und in der Auftragsmaske im Folder 'Detail' kann über den entsprechenden Button die Verfügbarkeit eines Artikels innerhalb von Sekunden ermittelt und bei Bedarf sofort bestellt werden.

Im Fenster 'Artikelabfrage' werden dabei alle Großhändler aufgelistet, bei denen die Übertragungsart 'Internet (ePharmGH)' aktiviert ist. Bei den Lieferantenstammdaten kann festgelegt werden, ob die Checkbox 'Anfrage' aktiviert sein soll.
 

Durch Klick auf [Anfrage] bzw. den Ausführen-Button wird die Abfrage gestartet, nach wenigen Sekunden erhält man vom Großhandel (bzw. von den Großhändlern) eine Antwort.

Die Verfügbarkeit wird dabei in Form einer Ampelanzeige samt eines zusätzlichen Info-Codes geliefert. Die Ampelanzeige ist wie folgt zu interpretieren:

Die Lieferfristen können aufgrund des zusätzlichen Info-Codes wie folgt beurteilt werden:

Bei allen anderen Info-Codes bedeutet gelb, dass ein Teil der angefragten Menge mit der nächsten Tour geliefert werden kann, bei rot erfolgt mit der nächsten Tour generell keine Lieferung. Ob bzw. in welchem Zeitrahmen die angefragte Menge (bzw. die Restmenge) verfügbar sein wird, entnehmen Sie dem neben dem Info-Code angezeigten Text.

Bitte beachten Sie, dass manche Großhändler statt 'grün DC' bzw. 'gelb BS' in der Antwort 'rot DC' bzw. 'rot BS' liefern, weil in diesen Fällen in der Regel mit der nächsten Tour keine Lieferung erfolgen kann bzw. wird.

Zusätzlich zur Ampel und zum Info-Code kann vom Großhändler noch eine ergänzende Information in Form eines freien Textes zur Verfügung gestellt werden. Texte, deren Länge über eine Zeile hinausgeht, können über den Button [Detail zeigen] vollständig dargestellt werden (auch bei Fehlermeldungen). Sämtliche angezeigten Texte und Fehlermeldungen (sowie die Farbcodierung) kommen vom Großhändler und werden im AVS lediglich dargestellt. Bei Unklarheiten wenden Sie sich bitte an den betreffenden Großhändler.
 

5.  Sofortbestellung

Über den Button [Sofort Bestellen] kann nach der Artikelanfrage gleich eine Bestellung übermittelt werden (dazu muss die Zeile mit dem gewünschten Lieferanten markiert sein), die Antwort des Großhandels wird in Form eines 'Sendeprotokolls' angezeigt.

Wie bei der Übermittlung 'normaler' Bestellaufträge steht bei Defektmeldungen mit Info-Code DC, BS, 0G, KL oder KO ein Button [Besorgen] zur Verfügung. Beim Klick auf diesen Button erfolgt eine neuerliche Bestellübermittlung mit dem Kennzeichen 'Nachlieferung akzeptieren'. Dieses Kennzeichen kann übrigens manuell auch schon beim ersten Bestellvorgang gesetzt werden. Dabei ist zu beachten, dass  - wie weiter oben bereits beschrieben - die Dauer für die Nachlieferung kein Kriterium ist, d.h. es wird sowohl aus einer anderen Betriebsstätte (kurzfristig) nachgeliefert als auch z.B. beim Erzeuger besorgt bzw. auf die nächste Lieferung des Herstellers gewartet. Bei Bestellungen für Positionen, bei denen bei der Artikelanfrage die Verfügbarkeit mit 'rot' gekennzeichnet wurde, wird die Checkbox 'Nachlieferung akzeptieren' beim Klick auf den Button [Sofort Bestellen] automatisch aktiviert.

Bei Fehlmengen für Einträge mit anderen Info-Codes ist die (elektronisch) 'besorgbare Menge' 0 und der Button [Besorgen] daher deaktiviert. Ist der Info-Text unklar, muss der Status solcher Positionen mit dem Großhandel geklärt werden.

Wenn eine Artikelabfrage aus den Fenstern 'Tara - Abholen' oder 'Artikel bestellen' aufgerufen und danach eine erfolgreiche Sofortbestellung abgesetzt wurde, werden beim Schließen des Fensters 'Sofortbestellung - Sendeprotokoll' auch die Fenster 'Artikelanfrage' und 'Tara - Abholen' bzw. 'Artikel bestellen' geschlossen. Beachten Sie diesbezüglich bitte, dass bei Abholern der zu zahlende Preis vor der Durchführung einer Artikelanfrage/Sofortbestellung angegeben werden muss. Lieferant, Bestellmenge und Anmerkung werden direkt bei der Sofortbestellung erfasst bzw. ausgewählt. Daten für SMS- bzw. eMail-Verständigungen können nach Durchführung einer Sofortbestellung in einem  eigenen Dialog erfasst werden.

Bestellungen, die über [Sofort Bestellen] durchgeführt wurden und bei denen die Bestellmenge zumindest teilweise lieferbar ist, findet man in der Auftragsübersicht unter 'Sofortbestellung'. Es handelt sich dabei um einen fiktiven Auftrag, der sämtliche noch offenen Sofortbestellungen enthält und weitgehend so behandelt wird wie 'Wafo'. Für jede Position wird außerdem im Folder 'Sendeprotokoll' die entsprechende Rückmeldung des Großhandels dargestellt. Sofortbestellungen, bei denen die komplette Bestellmenge nicht lieferbar ist, werden nicht gespeichert.
 

6.  Diverses

Bei der Übermittlung von Artikelanfragen, Sofortbestellungen und Besorgerbestellungen gilt ein Timeout von 15 Sekunden. Ist nach 15  Sekunden keine Antwort des Großhändlers eingetroffen, wird der Vorgang abgebrochen. Artikelanfragen an mehrere Lieferanten können jederzeit mittels [Esc] abgebrochen werden. Die laufende Anfrage wird dabei noch vollständig abgewickelt, vor der Übermittlung der Anfrage an den nächsten Lieferanten erfolgt der Abbruch.

Bei 'normalen' Bestellaufträgen richtet sich das Timeout nach der Anzahl der Bestellpositionen, beträgt aber mindestens 30 Sekunden (bei 200 Positionen z.B. 50 Sekunden). Falls erforderlich, können diese Timeouts bei den Lieferantenstammdaten übersteuert werden. Die maximale Anzahl von Bestellpositionen pro Auftrag ist 1000, in diesem Fall beträgt das Timeout 250 Sekunden). Bitte brechen Sie eine Bestellübermittlung niemals ab, sondern warten Sie das entsprechende Timeout ab.

Wird eine Antwort empfangen, die nicht zuordenbar ist, erfolgt ein entsprechender Hinweis. Behält der Auftrag den Status 'offen', sollte er noch einmal gesendet werden. Auch bei HTTP-Fehlern bzw. Erreichen eines Timeouts sollte der Auftrag noch einmal übermittelt werden. Ein neuerliches Senden eines Auftrages ist generell nur dann möglich, wenn dieser seit der letzten Übermittlung nicht verändert wurde. Wurden Änderungen durchgeführt, muss der Auftrag in einen neuen verschoben werden und kann erst danach gesendet werden.

Das neuerliche Senden eines unveränderten Auftrages erkennt der Großhändler an der Auftrags-nummer und dem Datum und reagiert darauf mit der Übermittlung seiner ursprünglichen Antwort. Eine (neuerliche) Bestellung wird nicht ausgelöst (außer wenn der Auftrag bei der ersten Übermittlung vom Großhändler nicht empfangen wurde).
 

Wurde der Auftrag nach der ersten Übermittlung in einen anderen Auftrag verschoben, muss nach der Übertragung mit dem Großhändler telefonisch geklärt werden, welcher der beiden Aufträge als Bestellung zu behandeln ist.

Für Testzwecke kann bei der Übermittlung von Bestellaufträgen und bei Sofortbestellungen die Checkbox 'Testauftrag' aktiviert werden. Testaufträge werden vom Großhändler beantwortet, lösen jedoch keine Warenlieferung aus. Bestellungen bzw. Sofortbestellungen, die als Testauftrag übermittelt wurden, müssen daher manuell wieder auf 'offen' gesetzt  bzw. bei positiver Antwort des Großhändlers aus dem Auftrag 'Sofortbestellung' gelöscht werden. Bei Besorgerbestellungen ist derzeit eine Testübermittlung nur dann möglich, wenn bei den Mandanteneinstellungen die Auftragsart auf 'TE' eingestellt ist.