AVS - Schnittstelle BMD-Fibu (1.7.3)
1. Allgemeines
Es besteht die Möglichkeit, die Rechnungen für die Finanzbuchhaltung BMD zu exportieren und dort automatisch zu verbuchen. Weiters werden bei diesem Vorgang die Kundendaten mitgeliefert und bei Bedarf im BMD-Programm angelegt.
Die zu diesem Zweck erstellten Dateien können entweder direkt im eigenen Betrieb in der BMD-Fibu verarbeitet oder aber zur weiteren Verbuchung dem Steuerberater übermittelt werden, wenn dieser das BMD-Programm in Verwendung hat.
2. Einstellungen im AVS
Unter dem Menüpunkt 'Verwaltung | Einstellungen | Mandant' befindet sich im Folder 'Rechnungswesen II' und in der Gruppe 'diverse Einstellungen' der Systemparameter für das Zielverzeichnis der Exportdateien. Beachten Sie bitte die Schreibweise der Verzeichnisstruktur mit doppeltem Backslash '\\'.
Wenn Sie den entsprechenden Parameter aktivieren, können Sie neben der Rechnungsnummer auch den Namen des Kunden für den Buchungstext exportieren.
Eine weitere Einstellung erfolgt in den Stammdaten der internen Kontoverwaltung unter dem Menüpunkt 'Information | Diverse Stammdaten | Rechnungswesen | Konten'.
Hier finden Sie neben der Kontendefinition im AVS-Kontenrahmen das Feld 'Kto. Nr. Fibu' wo die im BMD-Programm korrelierende Kontonummer eingegeben werden kann. Diese Nummer wird anstelle der internen Kontonummer in die Schnittstelle exportiert, wodurch der direkte Import auf das korrekte Konto im Übernahmeprogramm gewährleistet ist.
Diese Fibu-Nummer kann sowohl für alle Sachkonten als auch für die Personenkonten erfasst werden.
3. Datenexport aus dem AVS
Nach der Erstellung von Rechnungen, die in die BMD-Fibu exportiert werden sollen, muss der Menüpunkt 'Rechnungswesen | Optionen | Export Rechnungen' aufgerufen werden. Es erscheint folgendes Fenster:
Wählen Sie die Optionen 'BMD-Fibu' sowie 'Pers. Kto. Exportieren' und geben sie den gewünschten Zeitraum für den Datenexport ein. Es werden alle Ausgangsrechnungen dieses Zeitraums, die noch nicht exportiert wurden, für die Fibu zur Verfügung gestellt. Die Belege erhalten nach Durchführung dieses Menüpunktes ein entsprechendes Kennzeichen, damit eine mehrfache Verbuchung verhindert wird.
Die Checkbox 'Alle Belege exportieren' sollte nur in Notfällen benutzt werden, wenn für einen bestimmten Zeitraum Rechnungen noch einmal für die Fibu bereitgestellt werden sollen. Das könnte dann notwendig sein, wenn z.B. die exportierte Datei noch nicht in die BMD-Fibu übernommen und bereits durch eine neue Exportdatei überspielt wurde.
Klicken Sie auf den Button [Ausführen] und nach Bestätigung der darauffolgenden Abfrage wird das Ende des Exportvorgangs mit einer Meldung angezeigt.
In das Verzeichnis, das in den Mandantenparametern eingetragen ist, in unserem Beispiel C:\Programme\BMD\, werden zwei Exportdateien gespeichert. Die Datei 'buerf' enthält die für die Rechnungsverbuchung notwendigen Daten im BMD-Schnittstellenformat. Die Datei 'stamerf' liefert die Kundendaten.
Bei interner Verwendung der BMD-Software werden diese Dateien nach dem Import ins BMD-Programm gelöscht, vorher werden Sicherungskopien mit dem Dateizusatz '.org' erstellt. Werden die Daten vom Steuerberater weiterverarbeitet, übermitteln Sie diese beiden Dateien per E-Mail.
4. Datenimport in die BMD-Fibu
Schlagen Sie bitte in der Dokumentation des Programms Finanzbuchhaltung BMD nach.