AVS - Zu bearbeitende e-Rezepte (1.7.9)

1. Allgemeines

e-Rezepte werden automatisch abgerechnet, sofern nicht einer der folgenden Gründe vorliegt:

• e-Rezept wurde automatisch oder manuell auf ein Papierrezept umgewandelt (Bearbeitung und manuelle Zuweisung des Papierbeleges zu einer Krankenkasse ist erforderlich)
• Speichern gescheitert (Einlösung wiederholen)
• XML fehlt oder abweichend (Korrektur mittels 'e-Rezept - Abgaben prüfen')
• Platzhalter Mag. Zub. ('Taxierung Platzhalter auf e-Rezept' ist erforderlich)
• offene(r) Abholer (diese müssen im Tarafenster eingelöst werden)
• ungültige Position(en), konkret negative Menge, Taxbetrag <= 0, Umsatzsteuer 13%, magistrale Zubereitung ohne Rezeptur (Umwandlung auf Papierrezept ist erforderlich)

Über verschiedene Menüpunkte konnten betroffene Rezepte schon seit der Einführung von e-Rezept ermittelt und so bearbeitet werden, dass in der Folge eine Abrechnung möglich ist.
 

2. Menüpunkt 'Rezeptabrechnung – Zu bearbeitende e-Rezepte'

Mit diesem Menüpunkt gibt es seit Mitte Oktober 2022 eine zentrale Stelle, an der alle betroffenen e-Rezepte (inklusive der auf Papierrezept umgewandelten) mit wenigen Mausklicks selektiert und – mit Ausnahme des Einlösens von Abholern – auch gleich bearbeitet werden können.
 

Abhängig vom Grund werden die Rezeptkopfzeilen unterschiedlich eingefärbt. Liegen bei einem Rezept mehrere Gründe vor, erfolgt die Einfärbung in folgender Reihenfolge:

• Speichern gescheitert
• XML fehlt bzw. abweichend
• Platzhalter Mag. Zub./Rez.geb.
• offene(r) Abholer
• ungültige Positionen

Enthält ein e-Rezept sowohl Platzhalter für magistrale Zubereitungen als auch offene Abholer, wird nur die Rezeptnummer blau dargestellt und die restlichen Zellen rot.

Rezepte mit offenen Abholern werden nur dann selektiert, wenn die Bestellung länger als <n> (Vorschlagswert 30) Tage zurückliegt.

Schwarze Zeilen enthalten auf Papierrezept umgewandelte e-Rezepte ohne einen der farblich gekennzeichneten Gründe, bei denen aber bislang noch keine Zuordnung des Papierbelegs erfolgt ist.

Über die Schaltfläche rechts unten kann für die markierte Zeile die Rezept-Detailmaske geöffnet werden.
 

In diesem Fenster kann man z.B. ein Ersatzrezept drucken, das e-Rezept auf ein Papierrezept umwandeln oder die Verordnungen anzeigen.
 

zeitliche Einschränkung

Bitte beachten Sie, dass derzeit aufgrund einer technischen Beschränkung des e-Rezeptsystems für Anzeige und Ausdruck nur auf jene e-Rezepte zugegriffen werden kann, deren Abgabedatum im aktuellen oder im Vorquartal liegt. Seitens der SVC wurde mitgeteilt, dass der zuständige Projekt-Lenkungsausschuss bis Anfang Dezember entscheidet, ob dieser Zeitraum auf 4 Quartale verlängert wird.
 

3. Funktionen

Im Fenster 'Zu bearbeitende e-Rezepte stehen außerdem folgende Schaltflächen zur Verfügung:

[Rezeptstatus ändern]

Nach Rückfrage kann das markierte Rezept auf 'manuell erledigt' gesetzt werden und scheint dann bei der nächsten Suche nicht mehr auf. Diese Funktion kann man z.B. bei Rezepten, bei denen derzeit aufgrund des schon länger zurückliegenden Verordnungsdatums kein Zugriff auf die Verordnungen mehr möglich und die Differenz zwischen Taxbetrag und Rezeptgebühren gering ist, anwenden. Beachten Sie diesbezüglich bitte, dass der Taxbetrag bei Platzhaltern aufgrund der noch fehlenden Taxierung 0,00 ist.

[Einlösung wiederholen]

Ruft bei pink eingefärbten Zeilen das Fenster 'e-Rezept – gescheiterte Einlösung wiederholen' auf und führt die Wiederholung sofort durch.

[Abgaben/XML prüfen]

Ruft bei orange eingefärbten Zeilen das Fenster 'e-Rezept – Abgaben prüfen' auf.

[Taxierung Platzhalter]

Ruft bei rot eingefärbten Zeilen das Fenster 'Rezeptabrechnung – Taxierung Platzhalter auf e-Rezept auf'. Falls kein ausgedruckter Papierbeleg vorhanden ist und aufgrund der oben beschriebenen Einschränkungen derzeit kein Zugriff mehr auf die e-Rezept-Verordnungen möglich ist, kann die Rezeptur der magistralen Zubereitung aus dem Abrechnungs-XML ermittelt werden.
 

4. XML-Dateien

Die Abrechnungs-XMLs befinden sich im Ordner \avs\export\EREZ, der Dateinamen enthält ab der vierten Stelle die eREZ-ID.

Wenn man die XML-Datei mit einem Browser öffnet, findet man unter <VordDaten> die Rezeptur, z.B.:

e-Rezepte ohne bzw. mit abweichendem Abrechnungs-XML

Vollständige e-Rezepte mit Differenzen zwischen den im AVS gespeicherten Abgaben und dem Abrechnungs-XML bzw. bei denen das XML fehlt, werden nicht automatisch abgerechnet!

Sind solche Rezepte vorhanden, erscheint beim Tagesabschluss Tara bzw. beim Abschluss der Rezeptabrechnung eine entsprechende Frage.
 

Beantworten Sie diese Frage mit [Ja] und führen Sie die Korrekturen wie im Leitfaden 'eBearbeitung e-Rezept/e-Medikation' unter ‘Rezeptabrechnung - Optionen - e-Rezept - Abgaben prüfen‘ beschrieben durch.

Solange nicht sämtliche Abgaben (inkl. Einlösung von Abholern) vollständig in e-Rezept gespeichert worden sind, fehlt die für die Abrechnung erforderliche XML-Datei. In der Praxis sind diesbezüglich vor allem folgende Gründe aufgefallen:
 

a) Die Einlösung von Abholern erfolgt mit Dispensanten ohne e-card-Anmeldung

Auch beim Einlösen von Abholern wird nach dem Speichern des Geschäftsfalls mit e-Rezept/ELGA kommuniziert. Ist kein gültiger e-card-Dialog vorhanden, erscheint ein entsprechender Hinweis und eine Frage, ob eine Anmeldung durchgeführt werden soll. Bei [Nein] können die Abgaben nicht in e-Rezept gespeichert werden und es wird daher kein Abrechnungs-XML erzeugt.

Mittels [Abgaben korrigieren] kann in solchen Fällen das Abrechnungs-XML in der Regel problemlos erzeugt werden.
 

b) Die (elektronische) Einlösung von Abholern erfolgt zu spät

e-Rezepte sind 1 Monat gültig, durch die Erstellung eines Abholers verlängert sich die Gültigkeit auf 3 Monate, d.h. die elektronische Einlösung von Abholern muss innerhalb von 3 Monaten ab Ausstellungsdatum erfolgen (auch dann, wenn der Abholer gar nicht abgeholt und daher eine Einlösung ohne Abgabe durchgeführt wird).

Wird ein Abholer mehr als 3 Monate nach dem Ausstellungsdatum eingelöst, erscheint beim Speichern der Abgaben in e-Rezept die Fehlermeldung 'Das e-Rezept ist nicht mehr gültig. (ZS-3100030)'.

Das Gleiche passiert bei [Abgaben korrigieren], betroffene Rezepte müssen daher auf Papierrezepte umgewandelt werden.
 

c) Das e-Rezept wird vom Arzt storniert

Bei der Einführung von e-Rezept trat dieses Problem hauptsächlich in Verbindung mit Kundenreservierungen auf. e-Rezepte behalten beim Erstellen einer Kundenreservierung den Status 'offen' und können daher in einer anderen Apotheke eingelöst oder vom Arzt storniert werden.

Wird ein e-Rezept nach dem Erstellen einer Kundenreservierung vom Arzt storniert, erscheint beim Einlösen der Reservierung die Fehlermeldung 'Das e-Rezept wurde bereits storniert' (ZS-3100027)'. Ähnliches gilt, wenn das e-Rezept inzwischen in einer anderen Apotheke eingelöst wurde, die entsprechende Fehlermeldung lautet dann 'Das e-Rezept wurde bereits eingelöst. (ZS-3100028)'. Ursprünglich konnten Geschäftsfälle trotz dieser Fehlermeldungen im AVS gespeichert werden, seit dem Update auf Version 1.7.9/339 ist das nicht mehr möglich, weil betroffene Rezepte beim Einlösen der Reservierung automatisch aus dem Geschäftsfall entfernt werden.

Mittlerweile entstehen Fehlermeldungen ZS-3100027 meistens wie folgt:

• Patient löst Rezept in der Apotheke ein, bei der Abgabe stellt sich heraus, dass z.B. die verordnete Stärke nicht passt
• Arzt teilt der Apotheke auf telefonische Anfrage mit, dass das e-Rezept storniert und ein neues ausgestellt wird
• Apotheke speichert den Geschäftsfall mit dem bereits vor dem Telefonat erfassten e-Rezept

Analog zu b) erzeugt [Abgaben korrigieren] wieder einen Fehler ZS-3100027, betroffene Rezepte müssen daher auf Papierrezept umgewandelt werden.

Sowohl bei b) als auch c) ist zu beachten, dass aufgrund der oben beschriebenen zeitlichen Einschränkung im e-Rezeptsystem ein Ausdruck von Ersatzbelegen derzeit nur dann möglich ist, wenn das Abgabedatum im aktuellen oder im Vorquartal liegt. Bei älteren Rezepten sollte vorerst abgewartet werden, ob bzw. wann die in Aussicht gestellte Verlängerung des Zugriffs auf eingelöste Rezepte auf 4 Quartale umgesetzt wird.
 

Storno von e-Rezepten durch den Arzt möglichst vermeiden
 

Bei Korrekturen von Verordnungsdaten nach Rücksprache mit dem Arzt sollte bei e-Rezepten genauso vorgegangen werden wie bei Papierrezepten. Anstelle der handschriftlichen Dokumentation der telefonisch vereinbarten Änderung am Originalrezept kann und soll bei e-Rezepten das dafür vorgesehene Anmerkungsfeld verwendet werden. Dieses können Sie während der Geschäftsfallerfassung über die Zusatzfunktion [Rezept markieren] bzw. über die Tastenkombination Shift+F8 aufrufen.
 

Ein Storno samt Ausstellung eines neuen e-Rezeptes durch den Arzt sollte also nur dann erfolgen, wenn Gründe vorliegen, die bei einem Papierrezept dazu geführt hätten, dass man den Patienten mit der Bitte um ein neues Rezept an den Arzt verweist. Wird in solchen - vermutlich seltenen Fällen - vom Arzt ein Storno durchgeführt, muss bei der Geschäftsfallerfassung in der Apotheke folgendes beachtet werden:

• betroffene bereits erfasste e-Rezepte aus dem aktuellen Geschäftsfall entfernen
• nach dem neuerlichen Aufruf der Rezeptliste diese sicherheitshalber über die Schaltfläche  rechts oben aktualisieren und das neue ausgestellte e-Rezept übernehmen